Een gewaagde uitspraak hoor ik je denken. Revolutie?! Hebben we in deze tijd juist niet behoefte...
Waarom jouw onboardingtool meer werk oplevert dan het oplost
Het is een vreemd fenomeen: je organisatie heeft geïnvesteerd in een digitale tool om onboarding te stroomlijnen. Het systeem staat, de licentie loopt, en toch voelt het alsof er een extra schakel bij is gekomen in plaats van dat er een is weggevallen. Je werkt nog steeds met losse lijstjes, herinneringen via de app én appjes van de manager die vraagt wat hij nu precies moet doen. De tool helpt, maar niet zoals je had gehoopt.
Ik hoor dit steeds vaker in mijn gesprekken met HR-professionals. En eerlijk gezegd verbaast het me niet. Want de vraag is niet óf digitalisering werkt. De vraag is: wanneer werkt het niet?
De belofte en de praktijk
Wanneer een organisatie besluit te investeren in HR-technologie, begint het bijna altijd vanuit een duidelijke probleemanalyse. De onboarding is inconsistent, taken vallen tussen wal en schip, managers doen ieder hun eigen ding en de oplossing lijkt helder: één systeem dat alles regelt.
Maar wat er in de praktijk vaak gebeurt, is dit: het systeem wordt aangeschaft, een handvol mensen krijgt een training, en daarna wordt verwacht dat het vanzelf loopt. Wat ze niet hadden voorzien, is dat sommige systemen boven op het bestaande werk komen in plaats van dat het werk vervangt.
Taken die eerst per e-mail werden gecommuniceerd, worden voor de zekerheid nu zowel per e-mail als in het systeem bijgehouden. Managers die het systeem niet volledig begrijpen, vragen (toch) aan HR wat ze moeten doen. En HR, die het platform beheert én de vragen beantwoordt én controleert of alles is ingevuld, heeft er simpelweg een verantwoordelijkheid bij in plaats van dat er eentje is verdwenen.
De tool heeft het probleem niet opgelost. Het heeft er een laag omheen gelegd.
Wanneer technologie tegen je werkt
Er zijn drie patronen die ik steeds terugzie bij organisaties die dit ‘tegenwerken’ herkennen.
1. Het systeem past zich niet aan de organisatie aan, maar andersom.
Een onboardingplatform dat logisch is ingericht voor een groot bedrijf met een eigen IT-afdeling en een dedicated HR-team, vraagt om een manier van werken die niet past bij een organisatie van vijftig of zeventig mensen. Processen worden aangepast aan de tool. Het resultaat is weerstand; mensen zoeken hun eigen weg naast het systeem.
2. Niemand is echt eigenaar.
In mijn blog over eigenaarschap in onboarding schreef ik al dat de grootste bedreiging voor een goed onboardingproces is dat niemand zich er echt verantwoordelijk voor voelt. Dat geldt dubbel voor een digitale tool. Als niet duidelijk is wie het systeem beheert, wie erop toeziet dat het wordt gebruikt, en wie het bijhoudt als er iets niet klopt, dan verzandt het langzaam. Niet met een knal, maar stilletjes.
3. De tool meet niet wat ertoe doet.
Veel systemen registreren goed of een taak is afgevinkt. Maar ze vertellen je niet of een nieuwe medewerker zich welkom voelt, of de manager zijn rol serieus neemt, of de onboarding daadwerkelijk aansluit bij wat iemand nodig heeft. Ik schreef eerder over het belang van structurele check-ins en feedbackmomenten, de signalen die écht iets zeggen over hoe het gaat. Die komen niet vanzelf uit een systeem dat alleen bijhoudt of vakjes zijn aangevinkt.
De echte oorzaak
Het probleem ligt zelden bij de technologie zelf. Veel organisaties kiezen namelijk eerst een tool en proberen daarna hun processen daarop aan te passen. Maar als de processen nog niet helder zijn (als er geen duidelijke structuur is voor wie wat doet, wanneer, en met welk doel), dan digitaliseer je eigenlijk chaos. En gedigitaliseerde chaos is nog steeds chaos, alleen nu ook nog duur en ingewikkeld. Dat is precies de paradox: de organisaties die het meeste baat zouden hebben bij een goed werkend onboardingsysteem, zijn vaak ook de organisaties die er het meest door vastlopen.
Als technologie voelt als extra werk, dan is het niet slim ingericht.
Wat het je kost
Je zou denken: jammer, maar we redden het wel. En dat klopt tot op zekere hoogte. Maar de kosten zijn minder zichtbaar dan ze lijken. Elke keer dat een manager belt met een vraag die het systeem had moeten beantwoorden, kost dat tijd. Elke keer dat een nieuwe medewerker iets mist omdat de takenlijst niet op orde was, kost dat vertrouwen. En elke keer dat HR een uur kwijt is aan het handmatig controleren of alles is doorgekomen, is dat een uur minder voor wat HR eigenlijk zou moeten doen: HR is er voor de mensen, niet voor de administratie.
Ik schreef eerder over de verborgen kosten van inconsistente onboarding. Het vertrek van nieuwe medewerkers dat niemand zag aankomen, de manager die niet wist wat er van hem werd verwacht, het gevoel van een nieuwe collega dat niemand echt klaarstond. Een tool die meer werk oplevert dan het oplost, draagt bij aan precies die inconsistentie. Alleen is het nu moeilijker te zien, omdat er wel een systeem is.
De vraag die je jezelf moet stellen
Heeft jouw onboardingplatform onboarding makkelijker gemaakt, of alleen maar digitaler?
Dat is een eerlijke vraag, en het antwoord vraagt eerlijkheid terug. Want er is niets mis met toegeven dat een systeem niet werkt zoals gehoopt. Het probleem is wanneer je blijft doorgaan, omdat de investering al is gedaan, en ondertussen de echte pijn (de inconsistente overdracht, de manager die er niet bij is, de nieuwe medewerker die zich niet gezien voelt) blijft bestaan onder een digitale laag.
In mijn volgende blog ga ik wat dieper in op wat dit voor jouw organisatie betekent en hoe je daar anders naar kunt kijken.
P.S. Wil je meer inzichten in hoe je je onboardingproces kunt optimaliseren? Download dan ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers". De gids voor elke HR-professional die klaar is om onboarding structureel goed aan te pakken.
