In mijn vorige blog had ik het over de risico’s van een inconsistente onboarding. In dit blog geef ik je praktische ideeën om van een rommelig proces naar een betrouwbare aanpak te groeien – zodat elke nieuwe medewerker dezelfde kwaliteit onboarding krijgt.

Begin met de basis: breng je kennis samen

Het fundament van goede onboarding is simpel: zorg dat alle belangrijke informatie op één plek staat. Organisaties die consequent dezelfde stappen volgen behalen veel betere resultaten.

Klinkt logisch. Maar in de praktijk werkt het vaak anders. De ene manager stuurt altijd een welkomstmail met praktische tips. De andere vergeet dit zo nu en dan. Eén teamleider organiseert een lunch in de eerste week, een ander pas na een maand.

Begin dus met uitzoeken wat er nu echt gebeurt tijdens de onboarding. Niet wat er volgens het handboek zou moeten gebeuren, maar wat er daadwerkelijk in de praktijk gebeurt. Vraag verschillende managers hoe zij nieuwe mensen onboarden. Je zult versteld staan van de verschillen.

Maar deze verschillen zijn niet per se slecht! Sommige managers doen het echt goed. Het probleem is alleen dat goede ideeën niet gedeeld worden. Door alles digitaal vast te leggen, maak je een kennisbank waar iedereen van kan leren.

Concrete eerste stappen:

• Observeer 3 verschillende managers tijdens onboarding
• Maak een lijst van huidige onboarding activiteiten
• Interview nieuwe medewerkers over hun ervaringen
• Documenteer ‘best practices’ in een gedeeld systeem
  

Standaardisatie met ruimte voor een persoonlijke touch

Een veelgehoorde zorg is dat standaardiseren ten koste gaat van persoonlijke aandacht. "Elke nieuwe medewerker is anders", hoor ik vaak. Dat klopt, maar dat betekent niet dat je geen standaarden kunt hebben.

De sleutel zit hem in wat ik "slim maatwerk" noem – een basisproces dat voor iedereen hetzelfde is, met ruimte voor aanpassingen waar nodig. Denk aan een modulair systeem: iedereen doorloopt de kernmodules (bedrijfscultuur, administratie, veiligheid), maar krijgt extra modules op basis van functie of ervaring.

In de praktijk definieer je welke stappen minimaal moeten gebeuren:

• Welkomstmail binnen 24 uur na contracttekening
• Introductiegesprek gepland voor dag 1
• Buddy toegewezen voor week 1

Een praktisch voorbeeld: elke nieuwe medewerker krijgt een welkomstvideo van de CEO (standaard), maar ook een persoonlijke boodschap van zijn manager (maatwerk). De timing is gestandaardiseerd, maar de inhoud kan variëren.

Zo pak je dit aan:

• Maak een lijst van alle verplichte onboarding stappen
• Bepaal welke onderdelen maatwerk mogen zijn
• Maak templates voor standaard communicatie
• Train managers in het toepassen van slim maatwerk.

Meet wat echt telt

Zonder meten blijft verbeteren giswerk. De basis is vrij simpel. Begin met time-to-productivity – hoelang duurt het voordat een nieuwe medewerker zelfstandig kan werken? Als je dit meet voor verschillende nieuwe mensen, zie je snel waar problemen zitten. Duurt het bij manager A gemiddeld 6 weken en bij manager B 3 weken? Dan weet je waar je moet kijken.

Ook handig: korte vragenlijstjes na een week, een maand en drie maanden. Dit geeft je direct inzicht in hoe je onboarding wordt ervaren. Grote verschillen tussen nieuwe medewerkers wijzen op inconsistenties.

Maak je doelen SMART¹⁾. In plaats van "de onboarding moet beter" zeg je "90% van nieuwe medewerkers moet binnen 14 dagen alle administratieve zaken doorlopen hebben".

Meet deze KPI's:

• Time-to-productivity per manager/afdeling
• Percentage voltooide onboarding stappen
• Tevredenheidsscore na 1, 4 en 12 weken
• Retentie na 6 en 12 maanden

De juiste balans tussen technologie en mensen

Een veelgemaakte fout is, denken dat technologie alles oplost. Apps en systemen zijn een geweldige aanvulling, maar geen vervanging voor menselijk contact.

De kracht van technologie zit in het automatiseren van administratie en het borgen van consistentie. Automatische welkomstmails, checklists die stap voor stap worden afgewerkt, dashboards die voortgang bijhouden – dit zorgt ervoor dat niets vergeten wordt.

Maar de menselijke kant blijft cruciaal. Technologie kan ervoor zorgen dat elke nieuwe medewerker tijdig wordt gekoppeld aan zijn buddy. Maar de kwaliteit van die relatie maak je niet met software. Het platform kan herinneren aan het eerste teamdiner, maar de sfeer daar ontstaat door mensen.

Gebruik technologie voor efficiëntie en consistentie.
Zet menselijke energie in waar deze het meeste verschil maakt – bij echte verbinding en begeleiding.

Wat automatiseer je:

• Welkomstbericht en praktische informatie
• Taken toewijzen aan buddy's en managers
• Herinneringen voor belangrijke deadlines
• Voortgang bijhouden in dashboards

Wat blijft menselijk:

• Persoonlijke gesprekken en kennismaking
• Uitleg van bedrijfscultuur en werkwijzen
• Teamintegratie en sociale verbinding
• Feedback geven en vragen beantwoorden

Van plan naar praktijk: implementatie die werkt

Een proces implementeren is één ding, ervoor zorgen dat het ook echt gebruikt wordt is iets anders. Succes hangt af van hoe goed nieuwe werkwijzen in de dagelijkse routine passen.

Begin met je enthousiaste managers – degenen die graag verbeteren. Laat hen als eerste het nieuwe proces gebruiken. Leer van hun ervaringen voordat je het breed uitrolt.

Belangrijk is goede training en ondersteuning. Managers die gewend zijn hun eigen stijl te gebruiken, hebben begeleiding nodig. Maar presenteer dat niet als: “Jullie deden het verkeerd”. Zeg liever: “Samen maken we het nog beter”. Laat ook zien wat er al goed gaat, en hoe je die sterke punten kunt vasthouden.

Maak het nieuwe proces makkelijker dan het oude. Als managers meer tijd kwijt zijn aan het nieuwe systeem, wordt het langzaam geadopteerd.

Implementatie stappenplan:

• Start met 2-3 enthousiaste managers als pilot
• Verzamel feedback en verfijn het proces
• Train alle managers in kleine groepen
• Geef de eerste maand extra ondersteuning
• Evalueer en pas aan op basis van ervaringen

Creëer eigenaarschap in je team

De grootste bedreiging voor goede onboarding is als niemand zich echt verantwoordelijk voelt. Als iedereen denkt "HR regelt het wel", wordt niemand eigenaar van de kwaliteit.

Eigenaarschap ontstaat door duidelijke rollen te geven, maar ook door mensen te laten meedenken. Vraag managers wat volgens hen belangrijk is in een goede onboarding. Betrek nieuwe medewerkers bij het verbeterproces.

Een effectieve manier zijn "onboarding ambassadeurs" – ervaren mensen die verantwoordelijk zijn voor een onderdeel en trots zijn op hun rol. Door eigenaarschap te verdelen voorkom je dat alles op één persoon neerkomt. Tegelijkertijd creëer je betrokkenheid bij degenen die het daadwerkelijk uitvoeren.

Creëer eigenaarschap door:

• Wijs onboarding ambassadeurs aan per afdeling
• Geef managers eigenaarschap over hun deel van het proces
• Betrek nieuwe medewerkers bij het verbeteren van onboarding
• Vier successen en erken goede onboarding praktijken
• Maak onboarding kwaliteit onderdeel van managementdoelen

Het financiële rendement is aantoonbaar

Investeren in consistente onboarding levert meetbaar rendement. Effectieve onboarding kan personeelsverloop aanzienlijk reduceren. Voor een organisatie met 100 mensen en gemiddelde salarissen van € 50.000 betekent dit duizenden euro's besparing

Maar de voordelen gaan verder dan kostenbesparing. Consistente onboarding zorgt voor voorspelbare resultaten. Je weet wat je kunt verwachten van nieuwe mensen na één maand, drie maanden, zes maanden. Dit maakt planning en team development veel makkelijker.

Ook je werkgeversmerk profiteert. Als elke nieuwe medewerker een goede, vergelijkbare ervaring heeft, ontstaat een positief verhaal dat nieuw talent aantrekt.

Start vandaag met één concrete stap

Kies één onderdeel van je onboarding en maak dat consistent. Begin bijvoorbeeld met de eerste communicatie met nieuwe medewerkers. Zorg dat elke nieuwe medewerker binnen 24 uur dezelfde basisinformatie krijgt.

Schrijf vervolgens op wat er nu gebeurt. Maak een lijst van alle contactmomenten tussen je organisatie en nieuwe mensen, van contract tot dag 90. Kijk waar de grootste verschillen zitten en pak die als eerste aan.

Betrek je managers bij het bedenken van oplossingen. Zij kennen de praktische problemen en weten wat wel en niet werkt. Hun input is cruciaal voor een proces dat niet alleen op papier mooi is, maar ook in de praktijk functioneert.

Van chaotische naar consistente onboarding gaan is een traject waarbij elke stap je dichter bij je doel brengt. Meet het resultaat, leer ervan, neem de volgende stap. Voordat je het weet heb je een onboarding waar elke nieuwe medewerker van profiteert en nieuw talent de beste start geeft.

Jouw actielijst voor morgen:

• Kies één onboarding onderdeel om te standaardiseren
• Plan gesprekken met 3 managers over hun aanpak
• Maak een overzicht van alle huidige contactmomenten
• Stel één SMART¹⁾ doel voor onboarding verbetering
• Blokkeer tijd om de eerste stappen te zetten

_{1) Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden}

P.S. Download ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers".
De gids voor elke HR-professional die klaar is voor de volgende generatie werknemers.