Vorige week sprak ik een HR-manager die me vertelde over een incident dat haar wakker had geschud. Twee nieuwe medewerkers waren gestart in dezelfde afdeling, beiden in een vergelijkbare functie. De eerste kreeg tijdens zijn onboarding uitgebreide instructie over de verplichte veiligheidsprocedures bij het hanteren van gevaarlijke stoffen. De tweede? Die hoorde er pas over toen een collega hem enige dagen later wees op het gevaar van die betreffende stoffen. Gelukkig ging het goed, maar het had anders kunnen aflopen.

Dit verhaal illustreert een probleem dat veel organisaties onderschatten: de gevaren en risico's van een inconsistente onboarding. Onderzoek van de prestigieuze Vlerick Business School toont aan dat 34% van organisaties geen officieel onboardingproces heeft. Waar dat wél het geval is, is de aanpak vaak inconsistent. Deze willekeur brengt risico's met zich mee die veel verder gaan dan alleen een teleurgestelde nieuwe medewerker.

De verborgen gevaren van willekeurige informatieoverdracht

Het grootste gevaar van een inconsistente onboarding ligt in de grilligheid van kennisoverdracht. Wat de ene nieuwe medewerker wel te horen krijgt, hoort de andere misschien nooit. Dit gaat niet alleen over 'nice to know' informatie, maar ook over cruciale zaken die direct impact hebben op veiligheid, compliance en je bedrijfsvoering.

Nederlands onderzoek laat zien dat 40% van organisaties onvoldoende informatie geeft aan nieuwe medewerkers. Maar nog problematischer is dat de informatie die wél wordt gedeeld, vaak willekeurig verspreid wordt. De ene manager vertelt uitgebreid over de interne escalatieprocedures, de andere vergeet dit volledig.

Denk aan een nieuwe medewerker van een financiële afdeling die niet wordt geïnformeerd over de dubbele controleprocedures bij betalingen boven € 10.000. Of een nieuwe magazijnmedewerker die niet hoort over de verplichte meldingsprocedure bij heftruckongevallen. Deze gaten in kennisoverdracht kunnen leiden tot kostbare fouten, compliance overtredingen, of in het ergste geval, ongevallen

Het probleem wordt versterkt doordat deze tekortkomingen vaak pas aan het licht komen als er iets misgaat. Tot die tijd gaat iedereen ervan uit dat "alles wel goed zal zijn" - totdat blijkt dat belangrijke informatie nooit is overgedragen.

Protocollen en werkwijzen: wanneer interpretatie gevaarlijk wordt

Een ander risico schuilt in de verschillende manieren waarop protocollen en werkwijzen worden overgebracht. Het onderzoek gedaan door de Vlerick Business School toont ook aan, dat 58% van nieuwe medewerkers afhankelijk is van hun direct leidinggevende als hoofdbron van informatie. Dit wordt problematisch wanneer verschillende leidinggevenden verschillende interpretaties geven van dezelfde regels.

Neem bijvoorbeeld een klantenservice afdeling waar de ene teamleider nieuwe medewerkers leert dat klachten altijd binnen 24 uur beantwoord moeten worden, terwijl een andere teamleider benadrukt dat kwaliteit belangrijker is dan snelheid en dat je de tijd moet nemen voor een gedegen antwoord. Beide benaderingen kunnen waardevol zijn, maar de inconsistentie zorgt voor verwarring en ongelijke service naar klanten.

Nog gevaarlijker wordt het bij veiligheidsprocedures. Als de ene supervisor benadrukt dat veiligheidshelmen altijd gedragen moeten worden in bepaalde zones, maar een andere supervisor dit minder strikt handhaaft, ontstaan er gevaarlijke precedenten. Nieuwe medewerkers weten dan niet meer wat de werkelijke regel is en gaan af op eigen interpretatie in plaats van officieel geldende regels.

Recente Nederlandse data benadrukt dat een gestructureerd onboardingproces cruciaal is voor veiligheid en productiviteit. Wanneer dit proces ontbreekt of inconsistent is, ontstaan er ongewild verschillende ‘werkelijkheden’ binnen je organisatie.

De buddy valkuil: persoonlijke interpretaties met organisatiebrede gevolgen

Het buddysysteem (of mentorprogramma) wordt vaak gezien als een warme, menselijke aanvulling op formele onboarding. En dat kan het zeker zijn. Maar het brengt ook specifieke risico's met zich mee wanneer buddy's vanuit hun eigen ervaring en interpretatie "de regels" uitleggen aan nieuwe collega's.

Een buddy die al jaren bij het bedrijf werkt, heeft vaak zijn eigen manier ontwikkeld om met procedures om te gaan. Misschien heeft hij geleerd dat bepaalde formulieren "officieel wel verplicht zijn, maar in de praktijk niemand er naar kijkt." Of dat je "officieel pauze moet registreren, maar iedereen doet dat toch flexibel." Voor die ervaren medewerker kunnen dit pragmatische aanpassingen zijn, maar voor een nieuwe medewerker worden het de regels.

Het probleem is dat deze informele "regels" vaak niet overeenkomen met het officiële beleid. Wanneer verschillende buddy's verschillende interpretaties geven, ontstaat er een lappendeken van werkwijzen waarbij nieuwe medewerkers niet meer weten wat nu eigenlijk geldt. Dit kan leiden tot compliance problemen, ongelijke behandeling, of erger nog, tot situaties waarbij sommige nieuwe medewerkers denken dat ze zich aan de regels houden, terwijl ze dat eigenlijk niet doen.

Het in een vorige paragraaf aangehaalde onderzoek van de Vlerick Business School waarschuwt dat veel nieuwe medewerkers hun leidinggevende als onvoldoende betrokken ervaren bij het onboardingproces. Dit maakt hen extra afhankelijk van informele bronnen zoals buddy's, wat de kans op verkeerde informatieoverdracht vergroot.

Preboarding: waar het misgaat voordat het begint

Een van de meest onderschatte risicogebieden ligt in de preboardingfase, de cruciale periode tussen contractondertekening en eerste werkdag. De onderzoeksdata van Vlerick benadrukt het belang van contact houden met nieuwe medewerkers vanaf aanname tot start.

Maar in de praktijk zie je vaak dat de preboarding compleet willekeurig verloopt. De ene nieuwe medewerker krijgt wekelijks updates en heeft al contact met zijn toekomstige team. De andere hoort weken niets en begint te twijfelen of het contract wel definitief is. Deze inconsistentie in communicatie zorgt al voor verschillende verwachtingen en stress voordat iemand überhaupt begint.

Erger nog: belangrijke praktische zaken worden vaak vergeten of inconsistent afgehandeld. De ene nieuwe medewerker krijgt tijdig een overzicht van benodigde documenten en kan deze thuis al voorbereiden. De andere wordt op dag één geconfronteerd met een lange lijst van papierwerk die hij niet bij zich heeft. Dit soort praktische problemen zetten direct een negatieve toon en kunnen leiden tot administratieve complicaties.

Bij functies met specifieke vereisten wordt dit nog riskanter. Een nieuwe medewerker in de zorg die niet tijdig wordt geïnformeerd over verplichte vaccinaties of screening procedures, kan niet starten op de geplande datum. Een nieuwe chauffeur die niet weet dat hij zijn rijbewijs moet laten controleren door HR, staat op dag één met lege handen.

Wanneer cultuurverschillen worden gebruikt als excuus

Nu is het zeker niet zo, dat elke onboarding exact hetzelfde moet zijn. Verschillende afdelingen, vestigingen of teams kunnen hun eigen cultuur hebben die vraagt om een aangepaste benadering. Een creatieve afdeling zal nieuwe medewerkers anders verwelkomen dan een financiële afdeling, en dat is prima.

Maar het gevaar ontstaat wanneer deze cultuurverschillen worden gebruikt als excuus voor het inconsistent overdragen van basisinformatie. Ja, de marketingafdeling mag een meer informele onboarding hebben dan de compliance afdeling. Maar beide moeten wél consequent de bedrijfswaarden, veiligheidsprocedures en wettelijke verplichtingen overbrengen.

Het probleem is dat cultuurverschillen soms een dekmantel worden voor luiheid of gebrek aan structuur. "Wij doen het hier anders" wordt dan een excuus voor het overslaan van belangrijke stappen in plaats van een bewuste keuze voor een andere vorm van informatieoverdracht.

Nederlandse statistieken laten zien dat organisaties met een gestructureerd onboardingproces 82% hogere retentie hebben. Deze structuur kan absoluut ruimte bieden voor culturele aanpassingen zolang de essentiële informatie maar consistent worden overgebracht.

De compliance tijdbom

Een van de meest verontrustende aspecten van inconsistente onboarding is het compliance risico dat ermee gepaard gaat. Wanneer nieuwe medewerkers verschillende informatie krijgen over wettelijke verplichtingen, gedragscodes, of rapportageprocedures, creëer je ongewild een situatie waarin sommigen wél en anderen niet compliant zijn.

Denk aan de AVG-wetgeving. Als de ene nieuwe medewerker uitgebreide training krijgt over gegevensbescherming en de andere alleen een vluchtige uitleg, ontstaat er een ongelijk kennisniveau binnen je organisatie. Wanneer er dan een datalek gebeurt, kun je niet aannemen dat iedereen weet hoe te handelen.

Hetzelfde geldt voor financiële procedures. Een nieuwe medewerker die niet correct wordt geïnformeerd over de declaratieprocedures kan onbedoeld in overtreding zijn van de bedrijfsregels. Of erger nog: in een poging "mee te doen" kopieert hij het gedrag van collega's zonder te begrijpen welke procedures daarachter zitten.

De kettingreactie van misinformatie

Wat inconsistente onboarding zo gevaarlijk maakt, is wanneer verkeerde informatie zich als een virus verspreidt. Een nieuwe medewerker die verkeerd wordt geïnformeerd, deelt deze informatie later met anderen. Collega's gaan uit van elkaars kennis zonder na te gaan of die kennis correct is.

Onlangs hoorde ik over een productiebedrijf waar een nieuwe teamleider tijdens zijn onboarding verkeerd werd geïnformeerd over de escalatieprocedure bij machinestoringen. Maandenlang volgde zijn hele team deze verkeerde procedure, totdat een externe audit het probleem aan het licht bracht. Het herstellen van deze ingesleten fout kostte uiteindelijk meer tijd en moeite dan het meteen goed doen.

Dit fenomeen wordt versterkt door het feit dat nieuwe medewerkers vaak als ‘expert’ worden gezien zodra ze enige tijd in dienst zijn. Hun verkeerde kennis wordt dan gezaghebbend overgedragen aan de volgende generatie nieuwe collega's.

Gevoelsmatige spanningvelden

Naast de operationele risico's kan een inconsistente onboarding ook emotionele en gevoelsmatige spanningsvelden met zich meebrengen. Nieuwe medewerkers die merken dat hun collega's andere informatie hebben gekregen, kunnen gaan twijfelen aan hun eigen positie en waarde binnen de organisatie.

"Waarom kreeg hij wel een uitgebreide uitleg van de bedrijfsstrategie en ik niet?" is een vraag die onzekerheden en onbegrip kan oproepen. Deze gevoelens leiden tot verminderde betrokkenheid, lagere productiviteit, en uiteindelijk tot verhoogde kans op vertrek.

Internationale onderzoek toont aan dat 69% van medewerkers minimaal drie jaar blijft als ze een positieve onboarding ervaring hebben. Maar wat gebeurt er met medewerkers die een inconsistente, incomplete ervaring hebben gehad?.

Onbedoelde uitsluiting

Een van de meest zorgwekkende aspecten van inconsistente onboarding is dat het onbedoeld kan leiden tot onbedoelde uitsluiting. Wanneer nieuwe medewerkers verschillende informatie ontvangen, kunnen er ongelijke kansen en mogelijkheden ontstaan.

Zo kan het gebeuren dat medewerkers op kantoor structureel beter geïnformeerd worden dan collega's die op afstand werken. Of dat mannelijke nieuwkomers andere begeleiding krijgen dan vrouwelijke collega’s. Zulke verschillen zijn vaak niet bewust of kwaadwillend, maar kunnen wel degelijk een discriminerend effect hebben.

In onze diverse samenleving wordt gelijke behandeling steeds belangrijker. Inconsistente onboarding kan ongewild bijdragen aan ongelijke kansen en uitkomsten – met alle juridische en reputatieschade van dien.

De kostencalculatie van chaos

De financiële impact van inconsistente onboarding is vaak groter dan organisaties beseffen. Nederlandse data laat zien dat het vervangen van een medewerker tussen de 50% en 150% van zijn jaarsalaris kan kosten. Maar dit zijn alleen de directe kosten.

De indirecte kosten zijn vaak nog hoger: de tijd die besteed wordt aan het corrigeren van fouten die hadden kunnen worden voorkomen, het productiviteitsverlies door verkeerd uitgevoerde procedures, de compliance boetes door onwetendheid, en de reputatieschade door inconsistente service.

Een recent voorbeeld uit eigen ervaring: een organisatie moest een extern onderzoek laten uitvoeren omdat verschillende afdelingen verschillende interpretaties hanteerden van de meldingsplicht bij incidenten. De kosten van dit onderzoek en de daaropvolgende correcties waren een veelvoud van wat geïnvesteerd had moeten worden in consistente onboarding procedures.

De urgentie van nu

In een tijd waarin talent schaars is en regelgeving complex, kun je je een inconsistente onboarding niet meer veroorloven. Recent onderzoek benadrukt dat de arbeidsmarkt een slagveld blijft waar organisaties zich geen fouten kunnen permitteren.

Nieuwe generaties werknemers verwachten professionele, betrouwbare processen. Ze zijn opgegroeid met standaarden en consistentie in hun digitale ervaringen, en brengen die verwachtingen mee naar de werkplek. Inconsistente onboarding signaleert amateurisme en gebrek aan professionalisering.

Bovendien worden de risico's steeds groter naarmate organisaties groeien en complexer worden. Wat bij een klein team nog overzichtelijk was, wordt bij 50 of 100 medewerkers onbeheersbaar. Zonder consistente processen wordt elke nieuwe medewerker een risicofactor.

De eerste stap: Herkenning

Het herkennen van deze valkuilen is de eerste stap naar verbetering. Vraag jezelf eerlijk af: kan ik garanderen dat elke nieuwe medewerker in mijn organisatie dezelfde cruciale informatie krijgt? Weet ik zeker dat belangrijke procedures consequent worden overgedragen? Ben ik ervan overtuigd dat compliance gerelateerde informatie bij iedereen aankomt?

Als je twijfelt bij een van deze vragen, dan heb je een probleem dat dringend aandacht verdient. De kosten van niet handelen zijn simpelweg te hoog - voor je organisatie, je medewerkers, en uiteindelijk voor jezelf als HR-professional.

Het goede nieuws? Deze problemen zijn oplosbaar. In mijn volgende blog laat ik zien hoe je van chaotische naar consistente onboarding kunt bewegen, zonder de flexibiliteit en persoonlijke touch te verliezen die goede onboarding zo waardevol maken. Want bewustwording van het probleem is de eerste stap, maar actie ondernemen is wat het verschil maakt.

P.S. Download ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers".
De gids voor elke HR-professional die klaar is voor de volgende generatie werknemers.