Het check-in-systeem dat nieuwe medewerkers had kunnen behouden

Laat ik het voorbeeld van Emma uit mijn vorige blog hier voor het gemak voortzetten. 
Emma, de accountmanager die al na twee weken begon te twijfelen over haar nieuwe baan, maar dit nooit hardop uitsprak. Wat als Emma's organisatie een gestructureerd check-in-systeem had gehad?

Stel je voor: op haar eerste werkdag ontvangt Emma automatisch een korte enquête. Drie gerichte vragen, twee minuten invultijd. Ze geeft daar aan dat het CRM-systeem overweldigend is. Bij de vraag: "Hoe goed voel je je voorbereid?" vult ze 5 in op een schaal van 1 tot 10. Dit signaal komt direct binnen bij HR via een dashboard. De retentierisico-indicator kleurt oranje.

De volgende ochtend zit er een uitnodiging in haar agenda. Haar manager heeft het signaal opgepikt en plant een korte CRM-sessie. Emma voelt zich gehoord. Haar betrokkenheid stijgt. De kans dat ze blijft, groeit exponentieel.

Dit is de kracht van systematische check-ins: je vangt feedback op wanneer je er nog iets aan kunt doen. Je verhoogt retentie door problemen aan te pakken voordat ze tot vertrek leiden. Het is HR-wetenschap in actie; datagedreven, menselijk uitgevoerd.

Waarom check-ins vanaf dag één retentie bepalen

De meeste organisaties investeren weken in werving en selectie, maar laten het feedback-systeem los zodra iemand binnenkomt. We organiseren een onboarding-dag, overhandigen een laptop en ‘hopen op het beste’. Ondertussen missen we cruciale data die retentie kunnen voorspellen.

Vanaf het eerste moment verzamelt elke nieuwe medewerker indrukken. Komt dit overeen met wat tijdens de sollicitatie werd beloofd? Past de cultuur bij mij? Zonder regelmatige check-ins blijven deze indrukken onzichtbaar voor HR en management. Tot het te laat is. Daarom is die eerste check-in aan het einde van dag één cruciaal voor retentie. Een geautomatiseerde feedback-enquête met drie kernvragen: Wat verraste je vandaag? Hoe welkom voel je je (op een schaal van 1 tot 10)? Wat heb je morgen nodig?

Deze eenvoudige feedback-loop geeft je direct inzicht in mogelijke vertrekrisico’s.
Krijgt iemand op dag één een lage welkomstscore? Dan bestaat de kans dat die persoon binnen drie maanden vertrekt. Maar met deze informatie kun je meteen actie ondernemen. Een HR-professional verwoordde het zo: “Sinds we deze dag-één-check-ins doen, zien we problemen al vroeg aankomen. De feedback laat patronen zien die direct verband houden met latere retentie.”

Het mooie van gestructureerde check-ins is de objectiviteit. Het is niet langer "ik heb het gevoel dat het niet goed gaat", maar "de feedback-data toont een risico". Dat maakt het voor managers makkelijker om actie te ondernemen.

Een 7-punts periodiek check-in-systeem voor optimale retentie

In plaats van ad-hoc vragen hoe het gaat, implementeer je een gestructureerd systeem met geplande contactmomenten. Elk van deze momenten heeft een specifiek doel in het retentieproces.

Check-in 1: Dag één - Eerste indruk vragenlijst
Een geautomatiseerde enquête meet de eerste indruk. De feedback geeft direct inzicht in verwachtingsmanagement, de grootste voorspeller van vroegtijdig vertrek.

Check-in 2: Dag drie - Praktische feedback
Je buddy doet een korte check-in, bijvoorbeeld mondeling met notities. Focus: praktische belemmeringen die frustratie veroorzaken. Wachtwoorden, systemen, processen – de basics die retentie ondermijnen als ze niet werken.

Check-in 3: Week één - Uitgebreide feedback-sessie
Een gestructureerd gesprek tussen manager en medewerker, met feedback-formulier als leidraad. Je meet de kloof tussen verwachting en realiteit – dé retentiekiller in de eerste maand. HR krijgt een kopie van de feedback voor trendbewaking.

Check-in 4: Week twee - Team-integratie-enquête
Een digitale pulse-check over sociale integratie. Met hoeveel collega's is er echt contact? Alleen lunchen is een sterk signaal voor vertrekrisico. Bij lage integratiescores plant HR direct een interventie.

Check-in 5: Maand één - Formele evaluatie met feedback
Het eerste mijlpaalgesprek met manager én HR. Tweezijdige feedback: wat gaat goed, wat kan beter? Dit check-in-moment is cruciaal; veel nieuwe medewerkers beslissen hier onbewust over blijven of vertrekken.

Check-in 6: Maand twee - Beoordeling bedrijfscultuurmatch
Een uitgebreidere enquête meet de match met bedrijfscultuur en werkwijze. Deze feedback voorspelt langetermijnretentie beter dan vaardigheden of kennis.

Check-in 7: Maand drie - Go/No-go check-in
Het beslismoment voor het einde van de proeftijd. Geen verrassing, maar een logisch vervolg op alle verzamelde feedback. HR heeft nu drie maanden aan data om retentiekans te voorspellen.

Dit systematische check-inproces verandert je onboarding van gokwerk in een fact-based aanpak. Elke feedback-ronde bouwt voort op de vorige, vormt samen een compleet beeld van de medewerkerervaring en vergroot de kans op langdurige retentie.

Van chaos naar gestructureerde feedback: de implementatie

"Dit klinkt logisch, maar hoe implementeer ik een check-in-systeem in onze organisatie?" vroeg een HR-manager me. Het antwoord: begin klein met een pilot-feedback-systeem.

Start met één team en de eerstvolgende nieuwe medewerker. Implementeer alleen de dag-één feedback-enquête. Maak een simpel formulier. Google Forms werkt prima voor een pilot. Drie vragen, automatische verzending via een reminder, resultaten naar HR. Als dit werkt, voeg je check-in moment twee toe: de dag-drie-buddy-feedback. Stap voor stap bouw je het complete feedback-systeem uit.

De technologie voor je check-in-systeem hoeft niet complex te zijn. Begin met een spreadsheet waar HR alle feedback-momenten bijhoudt. Zet reminders in de agenda voor elke check-in. Brief je buddy's over hun rol in het feedback-proces. Natuurlijk maken HR-tools zoals Doorless het makkelijker. Ze automatiseren het complete check-inproces en visualiseren retentierisico's realtime. Maar begin simpel. Het gaat om consistente feedback-verzameling, niet om perfecte technologie.

Het grootste risico voor retentie? Feedback vragen zonder opvolging. Nieuwe medewerkers vullen je enquête in en geven signalen af, maar er gebeurt niets. Dat ondermijnt zowel het vertrouwen als de retentie. Daarom hoor ik in gesprekken met HR-professionals vaak deze gouden regel terug: reageer binnen achtenveertig uur op feedback-signalen. Niet altijd met een oplossing, maar altijd met erkenning: “We hebben je feedback over het CRM-systeem ontvangen. Morgen plannen we een training.”

Train je managers in het check-inproces. Ze moeten begrijpen dat deze feedback-momenten retentie direct beïnvloeden. Geen optionele gesprekjes, maar cruciale interventiemomenten. HR faciliteert, managers voeren uit, samen verhogen jullie de retentie.

Verhoog je retentie door systematische check-ins

Een tech-scale-up waar ik contact mee had, kampte met een hoge uitstroom onder nieuwe medewerkers. Frustrerend voor HR, duur voor de organisatie en demotiverend voor teams. Ze besloten een gestructureerd check-in-systeem te implementeren, te beginnen met een eenvoudige pilot.

De eerste medewerker die het nieuwe feedback-proces doorliep, was een developer. Tijdens zijn dag-drie-check-in gaf hij aan zich overweldigd te voelen door de codebase – hij scoorde een 4 op 10 op de vraag: “Voel je je capabel om je werk te doen?” Dit signaal leidde direct tot actie: een senior developer werd als mentor gekoppeld. Een kleine interventie op basis van feedback, maar met een groot effect op retentie.

Na drie maanden analyseerde HR de verzamelde feedback-data. Patronen werden zichtbaar: nieuwe medewerkers scoorden consistent laag op “begrip van processen” in week twee. Op basis van deze feedback werd een simpele procesmap en een Q&A-sessie in week twee ingevoerd, wat de retentie aanzienlijk verbeterde.

Het krachtigste effect van systematische check-ins? De cultuurshift. Managers wachtten niet langer tot exitgesprekken om problemen te ontdekken; ze gebruikten feedback-data proactief. HR kon retentierisico’s voorspellen en interventies plannen. Van brandjes blussen naar preventie op basis van data.

De feedback-scores werden een gemeenschappelijke taal. “Deze nieuwe medewerker scoort een 6 op teamintegratie” leidde direct tot actie. Geen onderbuikgevoel, maar meetbare signalen. Het check-in-systeem transformeerde hun complete onboarding … en hun retentiecijfers.

De valkuilen in je check-in-systeem (en hoe je ze voorkomt)

Het grootste risico voor je feedback-systeem is ‘enquêtemoeheid’. Dertig vragen, uitgebreide assessments, urenlange evaluaties. Het werkt niet. Nieuwe medewerkers zijn overweldigd, je responspercentage keldert, je data wordt onbetrouwbaar. Houd check-ins kort: maximaal vijf vragen, twee minuten invultijd. Kwaliteit boven kwantiteit.

Een tweede valkuil is het inconsistent verzamelen van feedback. De eerste twee nieuwe medewerkers krijgen alle check-ins; bij nummer drie vergeet HR de week-twee-enquête. Je data wordt incompleet, patronen blijven onzichtbaar, retentierisico's worden gemist. Daarom: automatiseer je check-inplanning. Standaardiseer je feedback-formulieren. Maak het proces foolproof.

De derde valkuil is feedback behandelen als probleemdetectie. Check-ins worden dan een negatieve ervaring. Gebruik feedback ook om successen te vieren. Deel positieve scores met het team. Laat nieuwe medewerkers hun eerste ‘wins’ delen. Check-ins gaan om verbinding én retentie, niet om controle.

Een laatste valkuil: HR verzamelt feedback, maar managers zien het niet. De data blijft in een silo, actie blijft uit, medewerkers voelen zich vervolgens niet gehoord. Zorg dat feedback-resultaten direct naar de juiste mensen gaan. De manager ziet de scores van zijn teamlid. HR bewaakt trends. Iedereen werkt met dezelfde retentiedata.

Starten met je check-in-systeem

Hier is een actieplan voor een snelle start. Begin meteen met je eerstvolgende nieuwe medewerker. Open je HR-systeem of gewoon Excel. Plan zeven check-in-momenten: dag één, dag drie, week één, week twee, maand één, maand twee, en vlak voor het einde van de proeftijd.

• Maak je eerste feedback-formulier. Drie vragen voor de dag-één check-in:
• Hoe welkom voel je je? (score 1-10)
• Wat verraste je het meest vandaag? (open vraag)
• Wat heb je morgen nodig om goed te kunnen functioneren? (open vraag)

Brief de buddy van deze medewerker over zijn rol in het check-inproces. Stuur een memo naar de manager over het nieuwe feedback-systeem. Zet een reminder voor HR om de feedback-resultaten te monitoren. Meer hoef je niet te doen. Geen complex HR-systeem, geen dure consultants, geen maandenlange implementatie.

Van reactief naar datagedreven retentie

Een check-in-systeem is geen trend. Het is een andere manier van werken: van exitgesprekken naar preventieve check-ins, van gissen naar meten. Jouw volgende nieuwe medewerker kan een ander verhaal krijgen. Het begint met de eerste check-in, het eerste feedback-formulier, het eerste retentiesignaal dat je oppikt en opvolgt. Het gaat niet om een perfect systeem, maar om beginnen. Elke dag zonder check-ins is een dag waarop retentierisico’s onzichtbaar blijven.

In dit blog heb ik een voorbeeld laten zien van hoe je een 7-punts periodiek check-in-systeem kunt opzetten. Het enige wat nog ontbreekt, is de eerste enquête die je verstuurt. Dus: wie is je volgende nieuwe medewerker, en wanneer plan je die eerste check-in? Mijn tip: begin vandaag nog!

P.S. Wil je meer praktische inzichten over moderne onboarding? Download dan ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers". De gids voor elke HR-professional die zijn onboarding naar het volgende niveau wil tillen.

P.S. Wil je zien hoe een onboardingplatform zoals Doorless je complete check-inproces kan automatiseren? Neem contact op.