Je hebt eindelijk die perfecte kandidaat gevonden. Het gesprek verliep geweldig, de handtekening staat onder het contract, en tijdens de eerste werkweek straalt hij enthousiasme uit. Maar drie maanden later? Dat vuur is gedoofd. De energie is weg. En jij vraagt je af wat er is misgegaan. Als dit verhaal je bekend voorkomt, ben je niet alleen. Want ondanks alle investeringen in onboardingprocessen, verdwijnt het enthousiasme van nieuwe medewerkers vaak veel sneller dan we zouden willen. Het antwoord ligt niet bij je procedures of checklists. Het ligt bij iets veel fundamentelers: de kwaliteit van het leiderschap tijdens die cruciale eerste periode. En daar gaat het vaak mis.

De veranderende verwachtingen van nieuw talent

De Nederlandse arbeidsmarkt is drastisch veranderd. Onderzoek toont aan dat 69% van medewerkers eerder geneigd is om drie jaar bij een bedrijf te blijven als ze een positieve onboardingervaring hebben. Maar wat maakt die ervaring nu echt positief?

Nieuwe generaties werknemers verwachten meer dan alleen informatie en een werkplek. Ze willen echte verbinding, betekenisvol werk en leiders die hen begrijpen. Recente Nederlandse data laat zien dat effectieve communicatie en empathie de belangrijkste vaardigheden zijn die nieuwe medewerkers zoeken bij hun leidinggevenden.

Maar hier wringt de schoen: veel leidinggevenden zijn technisch uitstekend in hun vak, maar missen precies die zachte vaardigheden die moderne werknemers verlangen. Ze kunnen een team runnen, budgetten beheren en processen optimaliseren. Maar een betekenisvol gesprek voeren met een onzekere nieuwe medewerker? Empathie tonen als iemand worstelt met de bedrijfscultuur? Dat is een ander verhaal.

Het gemiste moment in preboarding en onboarding

De periode tussen contracttekening en de eerste werkdag (de preboarding fase) is cruciaal voor het behouden van enthousiasme. Belgisch onderzoek van de Universiteit van Tilburg toont aan dat emoties in deze pre-hire fase bepalend zijn voor het succes van de gehele onboarding.

Toch zien we dat leidinggevenden deze periode vaak onderschatten. Ze denken: "Hij begint pas volgende maand, dus daar hoef ik me nu nog geen zorgen over te maken." Maar ondertussen zit die nieuwe medewerker thuis met vragen. Twijfels over de functie. Onzekerheid over de teamdynamiek. En niemand die daar aandacht aan besteedt.

Wanneer leidinggevenden wel contact maken in deze fase, gebeurt het vaak op een oppervlakkige manier. Een formele welkomstmail. Wat praktische details. Maar waar blijft de persoonlijke connectie? Het oprechte gesprek over verwachtingen? De geruststellende woorden over hoe het team er uit ziet en wat die eerste weken zullen brengen?

Het probleem is dat veel leidinggevenden niet weten hoe ze zo'n gesprek moeten voeren. Ze hebben nooit geleerd hoe je empathie toont via een telefoongesprek. Hoe je onzekerheid bespreekbaar maakt. Hoe je iemand op afstand het gevoel geeft dat hij al onderdeel van het team is.

De soft skills kloof bij Nederlandse leidinggevenden

Nederlands onderzoek bevestigt een verontrustende trend: terwijl empathie, emotionele intelligentie en communicatieve vaardigheden steeds belangrijker worden, blijven veel leidinggevenden achter in de ontwikkeling van deze competenties.

Het probleem begint al bij de selectie van leidinggevenden. We promoveren vaak de beste techneut, de sterkste verkoper, of de meest ervaren specialist tot leidinggevende. Maar kunnen ze ook coachen? Kunnen ze een gesprek voeren met een nieuwe medewerker die twijfelt over zijn keuze? Kunnen ze de ongeschreven regels van de bedrijfscultuur op een begrijpelijke manier uitleggen?

Onderzoek van ISBW laat zien dat managers die goed scoren op eigenschappen als betrokken, betrouwbaar en behulpzaam veel beter presteren. Maar juist deze eigenschappen kom je te weinig tegen tijdens onboarding. In plaats daarvan zie je leidinggevenden die vooral bezig zijn met taken delegeren, processen uitleggen, en verwachtingen stellen. Allemaal belangrijk, maar niet voldoende om een nieuwe medewerker echt welkom te laten voelen.

De gevolgen zijn merkbaar. Nieuwe medewerkers voelen zich verloren in hun eerste weken, durven geen vragen te stellen, en raken gedemotiveerd omdat ze geen echte verbinding voelen met hun leidinggevende. Het enthousiasme waarmee ze binnenkwamen, verdwijnt langzaam maar zeker.

Buddy's en mentoren:
goed bedoeld, slecht uitgevoerd

Veel organisaties proberen het gat op te vullen met buddysystemen of mentorprogramma's. En dat is een uitstekend idee, in theorie. Nederlandse data toont aan dat een buddysysteem zeer effectief kan zijn voor nieuwe medewerkers.

Maar in de praktijk gaat het vaak mis. Buddy's worden aangewezen zonder echte training. Ze krijgen weinig tot geen begeleiding van leidinggevenden. En ze moeten het vooral maar uitzoeken. Het gevolg? Buddy's die wel hun best doen, maar niet weten hoe ze moeten omgaan met de onzekerheid van een nieuwe collega. Die wel willen helpen, maar niet de vaardigheden hebben om echt verbinding te maken.

Nog erger: leidinggevenden gebruiken het buddysysteem soms als excuus om zelf minder betrokken te zijn. "Hij heeft toch een buddy?" wordt dan het argument om niet zelf die diepe gesprekken te voeren die nieuwe medewerkers nodig hebben.

Maar ook de beste buddy kan niet de rol van een leidinggevende overnemen. Nieuwe medewerkers willen weten waar ze staan bij hun baas. Ze willen feedback van degene die over hun carrière beslist. Ze willen het gevoel hebben dat hun leidinggevende in hen gelooft en geïnvesteerd is in hun succes.

De culturele mismatch

Een ander probleem dat steeds vaker voorkomt: leidinggevenden die de bedrijfscultuur wel kennen, maar niet kunnen overbrengen. Ze weten hoe dingen hier werken, maar kunnen niet uitleggen waarom. Ze begrijpen de ongeschreven regels, maar maken ze niet bespreekbaar.

Onderzoek toont aan dat Generatie Z andere verwachtingen heeft van werkgevers en leidinggevenden. Ze willen authenticiteit, transparantie en betekenis in hun werk. Maar veel leidinggevenden weten niet hoe ze hierop moeten inspelen.

Ze delen bijvoorbeeld wel de bedrijfsmissie, maar leggen niet uit hoe het dagelijkse werk bijdraagt aan die missie. Ze vertellen over de bedrijfswaarden, maar laten niet zien hoe die zich uiten in concrete situaties. Ze geven wel een rondleiding door het kantoor, maar vergeten uit te leggen hoe de teamdynamiek werkt.

Het gevolg: nieuwe medewerkers die de feiten kennen, maar niet het gevoel hebben dat ze de organisatie echt begrijpen. Die weten wat er van hen verwacht wordt, maar niet waarom. Die hun taken kunnen uitvoeren, maar niet voelen hoe ze daarmee bijdragen aan iets groters.

De verborgen kosten van slecht leiderschap tijdens onboarding

De impact gaat veel verder dan alleen een teleurgestelde nieuwe medewerker. Nederlands onderzoek bevestigt dat organisaties met een sterk onboardingprogramma een 82% hogere retentie hebben onder nieuwe medewerkers.

Maar het omgekeerde is ook waar: slechte begeleiding tijdens onboarding leidt tot hogere uitval, lagere productiviteit, en negatieve mond-tot-mondreclame. In een krappe arbeidsmarkt waarin 42% van de werknemers regelmatig wordt benaderd voor nieuwe kansen, kunnen organisaties zich dit niet veroorloven.

Daarnaast ontstaat er een vicieuze cirkel. Nieuwe medewerkers die een slechte onboardingervaring hebben gehad, worden zelf later slechte begeleiders van nieuwe collega's. Ze reproduceren de fouten die bij hen zijn gemaakt. En zo blijft het probleem zich voortplanten door de organisatie.

Het team dat de prijs betaalt

Een vaak onderschat gevolg: het bestaande team dat de gevolgen ondervindt van slechte onboarding. Wanneer nieuwe medewerkers worstelen door gebrek aan goede begeleiding, betekent dat extra werk voor de rest. Collega's moeten inspringen, fouten corrigeren, en ondersteuning bieden die eigenlijk van de leidinggevende had moeten komen.

Dit leidt tot frustratie bij het bestaande team. Ze zien nieuwe collega's struggelen en vragen zich af waarom er niet beter wordt begeleid. Ze voelen zich verantwoordelijk voor het succes van nieuwe teamleden, maar hebben niet de autoriteit of middelen om echte verandering te brengen.

Bovendien missen ze de kans om te leren van nieuwe inzichten en perspectieven die nieuwe medewerkers zouden kunnen brengen. Want wie zich niet welkom voelt, houdt zijn mening voor zich. Wie niet het gevoel heeft gehoord te worden, deelt zijn ideeën niet. En zo mist de organisatie waardevolle input die innovatie en verbetering zou kunnen brengen.

De urgentie van nu

In een tijd waarin 85% van je financieel succes afhangt van soft skills, kunnen organisaties het zich niet veroorloven om leiderschap tijdens onboarding te onderschatten. De arbeidsmarkt is te krap, talent is te schaars, en de concurrentie is te groot.

Nieuwe generaties werknemers stellen andere eisen aan hun werkgevers. Ze willen niet alleen een baan, maar een plek waar ze zich gewaardeerd voelen, kunnen groeien, en bijdragen aan iets betekenisvols. En dat begint allemaal in die eerste cruciale weken.

Leidinggevenden die deze verantwoordelijkheid niet oppakken, doen niet alleen hun nieuwe medewerkers tekort, ze schaden de hele organisatie. Want slecht onboarding kost niet alleen geld, het kost ook vertrouwen, reputatie en toekomstperspectief.

Tijd voor een andere aanpak

Het probleem is duidelijk: te veel leidinggevenden missen de soft skills die nodig zijn om nieuwe medewerkers echt welkom te laten voelen en succesvol te laten zijn. Ze hebben de goede bedoeling, maar niet de juiste competenties. Ze willen helpen, maar weten niet hoe.

En dat terwijl de oplossing binnen handbereik ligt. Want soft skills kun je leren. Empathie kun je ontwikkelen. Communicatieve vaardigheden kun je trainen. Het vraagt alleen de erkenning dat dit net zo belangrijk is als technische expertise.

In mijn volgende blog laat ik je zien hoe je dit kunt veranderen. Hoe je soft skills kunt ontwikkelen binnen je team van managers. En hoe je ervoor zorgt dat het enthousiasme van nieuwe medewerkers niet verdwijnt, maar juist groeit in hun eerste periode bij jouw organisatie.

P.S. Download ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers".
De gids voor elke HR-professional die klaar is voor de volgende generatie werknemers.