In mijn vorige blog vertelde ik over de frustraties van verouderde HR-systemen. Informatie die overal verspreid staat, processen die niet lekker lopen en gemiste kansen om echt impact te maken. Vandaag laat ik je zien hoe je dit kunt oplossen. Want er is een betere manier om nieuwe mensen welkom te heten in je bedrijf. Een manier die niet alleen hun ervaring verbetert, maar jou ook bevrijdt van eindeloos gepuzzel met formulieren en systemen. Zodat je eindelijk kunt doen waar je goed in bent: mensen helpen groeien.

Een nieuwe kijk op HR-technologie

De problemen uit mijn vorige blog - systemen die niet samenwerken, trage processen, mensen die verandering tegenhouden en gebrek aan inzicht - vragen om een andere aanpak. Niet méér losse systemen die elk hun eigen ding doen, maar één geheel dat je helpt vanaf dag één tot de laatste werkdag.

Moderne HR-technologie is geen doel op zich. Het is een hulpmiddel dat je helpt waarde toe te voegen aan je bedrijf. Het maakt processen soepeler, geeft je betere informatie om beslissingen op te nemen, en zorgt voor een geweldige ervaring voor nieuwe mensen.

Alles werkt samen: het einde van versnipperde informatie

De eerste stap naar betere digitale HR? Ervoor zorgen dat al je systemen met elkaar praten. Van werving en onboarding tot prestaties bijhouden en leren, alles moet samenwerken.

Onderzoek van Eightfold laat zien dat bedrijven met één groot samenhangend HR-systeem veel betere resultaten halen. Meer tevreden mensen, ze blijven langer en worden sneller productief. Ze hebben wat experts een 'Single Source of Truth' noemen. Eén plek waar alle informatie klopt.

Dell is daar een mooi voorbeeld van. Ze hebben 30 HR-processen geautomatiseerd en werden daardoor 85% productiever. Ze zijn begonnen met goed te kijken naar wat ze hadden en werkten stap voor stap naar één geïntegreerd systeem.

Praktische stappen voor jou:

1. Breng in kaart wat je nu hebt
   Begin met een lijst van alle systemen die je gebruikt voor onboarding. Waar staat welke informatie? Waar doe je dubbel werk?
2. Zoek verbindingen
   Kijk welk van je huidige systemen al kunnen samenwerken. Vaak kun je met kleine aanpassingen al grote verbeteringen maken.
3. Beschrijf je ideale situatie
   Hoe zou het perfecte technologieplaatje eruitzien voor jouw bedrijf? Denk groot, maar blijf realistisch in je aanpak.

Van gevoel naar feiten: beslissen op basis van cijfers

Een groot voordeel van moderne HR-technologie? Je kunt beslissingen nemen op basis van echte cijfers in plaats van gevoel. Je ziet niet alleen wat er is gebeurd, maar krijgt ook voorspellingen over wat er gaat gebeuren en mogelijk ook suggesties.

Bij onboarding kun je dit gebruiken voor:

1. Voorspellen wie mogelijk snel vertrekt
   Herken signalen tijdens onboarding die erop wijzen dat iemand misschien te vroeg weggaat, zodat je er iets aan kunt doen.
2. Je onboarding steeds beter maken
   Gebruik cijfers om te zien welke onderdelen van je onboarding het meeste effect hebben op hoe snel mensen productief worden en hoe tevreden ze zijn.
3. Persoonlijk maken
   Stem de onboarding af op wat elke persoon nodig heeft, hoe hij of zij leert en wat hij belangrijk vindt.

Coca-Cola gebruikte data om hun HR-processen te verbeteren. Ze kregen 100% dekking en bespaarde daardoor veel tijd.

Praktische stappen voor jou:

1. Begin met een duidelijke vraag
   Wat wil je weten over je onboarding? Bijvoorbeeld: "Wat maakt dat mensen binnen 90 dagen succesvol zijn?"
2. Verzamel de juiste informatie
   Bedenk welke gegevens je nodig hebt om die vraag te beantwoorden en zorg dat je systemen deze consistent bijhouden.
3. Start simpel
   Je hoeft niet meteen geavanceerde AI te gebruiken. Begin met het herkennen van eenvoudige verbanden en trends, en ontwikkel het stap voor stap verder uit.

Mensen meekrijgen: de menselijke kant van digitale transformatie

Technologie alleen is niet genoeg. De beste HR-systemen falen als mensen ze niet willen gebruiken. Uit onderzoek blijkt dat de menselijke factor cruciaal is bij het invoeren van nieuwe technologie.

Een wereldwijd adviesbureau wist hun wervingsproces 55% sneller te maken. Niet alleen door te investeren in technologie, maar ook door mensen mee te nemen in de verandering. Ze betrokken gebruikers vanaf het begin, lieten duidelijk de voordelen zien, en zorgden voor goede training en ondersteuning.

Praktische stappen voor jou:

1. Leg uit waarom
   Vertel duidelijk waarom verandering nodig is en welke voordelen het biedt, niet alleen voor het bedrijf maar ook voor mensen zelf.
2. Laat mensen meedenken
   Betrek HR-collega's, managers en zelfs nieuwe medewerkers bij het bedenken van eisen en wensen voor een nieuw onboardingsysteem.
3. Doe het stap voor stap
   Begin klein, boek snel je eerste successen en bouw daarop verder. Kleine stappen verkleinen weerstand en beperken risico's.
4. Zorg voor goede begeleiding
   Geef voldoende training, duidelijke instructies en makkelijk bereikbare hulp tijdens de overgang naar nieuwe systemen.

Jouw stappenplan voor digitale HR-transformatie

Op basis van succesvolle implementaties bij verschillende bedrijven heb ik een stappenplan gemaakt dat je kan helpen bij je eigen digitale HR-transformatie:

Fase 1: Kijken en plannen (1-2 maanden)

1. Breng in kaart waar je nu staat
   Schrijf op hoe je processen nu lopen, welke systemen je hebt en waar de pijnpunten zitten. Praat met mensen die ermee werken.
2. Bedenk een duidelijke toekomst
   Hoe ziet de ideale onboarding eruit voor jouw bedrijf? Wat wil je bereiken met digitale verandering?
3. Maak doelen meetbaar
   Bedenk KPI's zoals sneller productief worden, mensen die langer blijven, en minder tijd aan administratie.

Fase 2: Kiezen en voorbereiden (2-3 maanden)

1. Bepaal wat je nodig hebt
   Vertaal je toekomstbeeld naar concrete eisen voor een nieuw systeem.
2. Bekijk verschillende oplossingen
   Onderzoek verschillende systemen, vraag demo's aan, en praat met bedrijven die ze al gebruiken.
3. Maak een businesscase
   Bereken wat de investering gaat opleveren, inclusief tijd- en kostenbesparing.
4. Maak een plan
   Ontwikkel een gedetailleerd plan met mijlpalen, wie wat doet en hoe je risico's aanpakt.

Fase 3: Uitvoeren en gebruiken (3-6 maanden)

1. Begin met een pilot
   Test het systeem eerst met een kleine groep voordat je het voor iedereen invoert.
2. Investeer in mensen
   Communiceer regelmatig, geef training, en vier vroege successen.
3. Houd het in de gaten en pas aan
   Volg je KPI's nauwlettend en pas je aanpak aan op basis van feedback en resultaten.

Fase 4: Verbeteren en innoveren (doorlopend)

1. Verzamel en bekijk cijfers
   Gebruik inzichten uit het systeem om je onboarding steeds beter te maken.
2. Blijf vernieuwen
   Zoek naar nieuwe technologieën en mogelijkheden om je onboarding verder te verbeteren.
3. Deel successen en lessen
   Vertel binnen het bedrijf wat de impact is van je verandering en leer van zowel successen als mislukkingen.

Valkuilen vermijden: leren van anderen

Bij het invoeren van nieuwe HR-technologie zijn er enkele veelgemaakte fouten die je kunt vermijden:

• Technologie belangrijker maken dan proces
  Veel bedrijven kiezen eerst technologie en passen dan pas hun processen aan. Begin in plaats daarvan met het verbeteren van je processen, en kies dan technologie die dit ondersteunt.
• De menselijke kant onderschatten
  Zoals onderzoek van Vorecol laat zien, is het negeren van mensen een van de grootste redenen waarom HR-tech implementaties falen. Investeer minstens evenveel in mensen als in technologie.
• Geen steun van de top
  Zonder steun van het hoger management zullen digitale veranderingsinitiatieven waarschijnlijk vastlopen. Zorg voor een sterke sponsor die het belang kan uitdragen.
• Te veel, te snel willen
  Ambitieuze, allesomvattende veranderingen lopen vaak vast in complexiteit. Een stap voor stap aanpak met duidelijke, haalbare doelen werkt beter.

Echte resultaten die je kunt meten

De impact van een geslaagde digitale HR-transformatie kan enorm zijn, zoals deze voorbeelden laten zien:

• BAE Systems: 7x snellere verwerking van salarisgegevens en 2600 uur besparing per jaar.
• Central England Co-operative: Soepele verwerking van 10.000 personeelsdossiers.

Deze resultaten zijn niet alleen indrukwekkend op papier, ze betekenen echte verbeteringen voor nieuwe mensen, HR-professionals en het hele bedrijf.

Van systemen naar strategie: HR als business partner

Het ultieme doel van digitale HR-transformatie is niet alleen snellere processen of betere onboarding. Het is de verandering van HR zelf. Van een administratieve afdeling naar een strategische partner die aantoonbaar waarde toevoegt aan het bedrijf.

Onderzoek van de Universiteit Twente bevestigt dat bedrijven met gedigitaliseerde HR-processen beter in staat zijn om strategische HR-initiatieven uit te voeren. Door tijd te besparen op administratie krijg je als HR-professional ruimte om je te richten op wat echt belangrijk is: talent ontwikkelen, een sterke cultuur bouwen, en bijdragen aan bedrijfssucces.

Jouw volgende stap

Digitale HR-transformatie is geen eenmalig project, maar een doorlopende reis. Elk bedrijf staat op een ander punt in deze reis, en er is geen standaardoplossing die voor iedereen werkt.

Het geheim van succes ligt in de juiste balans tussen technologie, processen en mensen. Begin met een duidelijk toekomstbeeld voor je onboarding, gebaseerd op wat jouw bedrijf en nieuwe mensen nodig hebben. Kies technologie die dit toekomstbeeld ondersteunt, niet andersom. En vergeet nooit dat uiteindelijk mensen, niet systemen, het verschil maken.

In een wereld waar goed personeel schaars is en nieuwe medewerkers steeds hogere verwachtingen hebben, kan HR het zich niet veroorloven om achter te blijven. Door de juiste keuzes te maken en strategisch te werk te gaan, kun je een onboarding creëren die niet alleen efficiënt is, maar ook echt impact heeft op het succes van nieuwe mensen en het hele bedrijf.

Ben je klaar om de volgende stap te zetten?

Begin vandaag nog met het in kaart brengen van je huidige onboardingprocessen en systemen. Kijk waar de grootste pijnpunten en kansen liggen. En onthoud: elke reis begint met een enkele stap.

Wil je sparren over jouw digitale HR-transformatie?

Ik denk graag met je mee over een aanpak die past bij jouw bedrijf.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.

P.S. Download ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers".
De gids voor elke HR-professional die klaar is voor de volgende generatie werknemers.