In het eerste deel van dit tweeluik liet ik zien hoe een nieuwe medewerker de eerste honderd dagen vooral op gevoel beleeft, en waar het mis zou kunnen gaan. Dit tweede deel steek ik positiever in. Want naast alle praktische zaken speelt gevoel een grote rol, en juist daar valt vaak nog wat te winnen. Ik eindigde deel 1 met de vraag of je zou merken dat je onboarding niet lekker loopt. Hier deel ik een paar gedachten over hoe dat zou kunnen.
Je hoeft niet je hele onboarding om te gooien
Laat ik beginnen met geruststellen. De meeste organisaties doen al veel goed. De informatie klopt, de stappen zijn er, mensen worden netjes ontvangen. Wat soms ontbreekt, is niet de inhoud, maar aandacht voor hoe die overkomt. Het goede nieuws: je hoeft niet opnieuw te beginnen. Vaak gaat het om een handvol momenten die je bewuster inricht. Een gesprekje dat je net even anders voert. Een vraag op het juiste moment. Het verschil zit hem vaak niet in grote dingen, maar in wat je opmerkt.
Ontwerp voor het gevoel, niet alleen voor de inhoud
In het vorige blog kwamen drie fases aan bod: de honeymoon, de realitycheck en wat ik het zwijgen noemde. Eigenlijk vraagt elk van deze fases om een net wat andere aanpak.
In de honeymoon-fase is iemand vol energie en geeft alles het voordeel van de twijfel. Een mooi moment om verwachtingen uit te spreken, voordat onduidelijkheid een probleem wordt. Wat dan vaak helpt, is dat iemand weet waar hij aan toe is: wat wordt er verwacht, wanneer is iets goed genoeg, en bij wie kun je terecht? Hoe rustiger en duidelijker die eerste weken voelen, hoe meer ruimte iemand heeft om te wennen.
In de realitycheck, na een paar weken, kan het kantelen. De praktijk blijkt soms net wat lastiger dan beloofd. Dit is niet het moment om meer van iemand te vragen, maar om te laten merken dat het heel normaal is als de eerste weken even tegenvallen. Benoem het gerust hardop, iets als: "De eerste weken zijn vaak een rollercoaster. Waar loop je nu tegenaan?" Dat haalt er vaak al wat spanning vanaf.
Eigenlijk kun je die overgang al eerder zachter maken, nog voordat iemand begint. Hoe eerlijker het beeld dat je tijdens de sollicitatie schetst, ook van wat nog rommelig is, hoe kleiner het verschil met de praktijk later voelt. Een beetje minder glans vooraf scheelt soms een hoop teleurstelling achteraf.
En dan is er de fase die makkelijk over het hoofd wordt gezien: het zwijgen. Het moment waarop iemand stiller wordt. Niet altijd omdat het goed gaat, soms ook omdat de drempel om iets te zeggen te hoog is geworden. Hier helpt het om zelf het initiatief te nemen. Wachten tot iemand met een vraag komt, werkt nu vaak minder goed. Even langslopen, even bellen, even vragen hoe het echt gaat, dat helpt vaak al.
Maak gebruik van de eerste indrukken
Mensen kijken zelden helemaal objectief naar hun nieuwe werkplek. Onze eerste indruk weegt vaak extra zwaar, en daarna letten we vooral op dingen die dat beeld bevestigen. Dat klinkt als een probleem, maar je kunt het ook in je voordeel laten werken.
Probeer ervoor te zorgen dat de eerste ervaringen positief zijn: het eerste gesprek met de manager, de eerste vraag, de eerste teamlunch. Die momenten kleuren vaak hoe iemand de rest ervaart. Het hoeft niet bijzonder te zijn, maar wel goed geregeld en passend. Het helpt ook om belangrijke zaken rustig te herhalen, want veel is na een drukke week alweer half vergeten. En misschien wel het belangrijkste: maak vragen stellen heel gewoon. Iemand die merkt dat "ik snap dit nog niet" prima gezegd mag worden, durft de volgende keer eerder iets te vragen.
Maak het veilig om iets te zeggen, ook als het tegenzit
Iets wat je vaak ziet: nieuwe mensen komen binnen met veel vertrouwen, en met het idee dat hun vragen en ideeën welkom zijn. Maar dat gevoel kan in de loop van de weken slijten. Niet omdat het werk tegenvalt, maar omdat iemand gaandeweg merkt dat vragen toch niet zo gewenst lijken. Het mooie is dat je daar iets aan kunt doen: wie er bewust aandacht aan blijft geven, ziet daar juist bij nieuwe mensen vaak veel voor terug.
Het gaat trouwens niet alleen om vragen durven stellen. Je serieus genomen voelen als je iets inbrengt, is net zo belangrijk. In de praktijk zit dat vaak in kleine dingen. Reageren als iemand een vraag stelt, ook als het even niet uitkomt. Zelf laten zien dat jij ook weleens iets niet weet. En even doorvragen als iemand twijfelt, in plaats van het weg te wuiven. Geen grote ingrepen, maar ze spelen wel mee in of iemand zich na een paar weken nog vrij voelt om iets te zeggen.
Geef iemand snel het gevoel dat hij iets bijdraagt
Tot nu toe ging het over je gezien en veilig voelen. Maar er is nog iets wat makkelijk vergeten wordt: het gevoel dat je het kunt, en dat je al iets toevoegt.
De eerste weken zijn voor veel mensen ook gewoon spannend. Je wilt laten zien dat je de juiste keuze was, en tegelijk weet je nog bijna niets. Wat daar verrassend goed bij helpt, is iemand al vroeg iets kleins en zinvols laten afmaken. Geen oefenopdracht, maar iets echts waar een collega blij mee is. Dat ene moment van "hé, ik heb iets bijgedragen" doet soms meer voor het zelfvertrouwen dan een week aan uitleg. Maak voortgang ook zichtbaar: even benoemen wat al goed gaat, geeft het gevoel dat er beweging in zit. En kleine successen mogen best gevierd worden. Dat klinkt misschien soft, maar het geeft iemand het gevoel: ik hoor hier, en ik doe ertoe.
Korte check-ins: je vroege seintjes
Hoe merk je nu of het goed gaat, voordat het te laat is? Het eerlijke antwoord is dat je het zelden vanzelf merkt. Iemand die wat stiller is, valt in een druk team makkelijk niet op. Daarom kunnen een paar vaste momenten van terugkoppeling zo waardevol zijn.
Ik bedoel geen zware evaluatie, eerder het tegenovergestelde: een kort, laagdrempelig moment waarop je peilt hoe iemand de start beleeft. Niet of de taken af zijn, maar of iemand lekker in zijn rol zit. Vragen die vaak meer opleveren dan je denkt: "Wat verraste je deze week?", "Voel je je op je gemak om dingen te vragen?", "Loop je ergens tegenaan waar ik bij kan helpen?"
Wel goed om bij stil te staan: wie de vraag stelt, maakt nogal uit. Iemand die nog in de proeftijd zit, geeft aan de leidinggevende die straks over zijn contract beslist al snel het antwoord dat goed valt. Heel menselijk. Daarom helpt het om niet alles via één persoon te laten lopen. Een buddy die informeel vraagt, of een korte vragenlijst die minder direct voelt, levert soms eerlijkere antwoorden op. Een check-in is uiteindelijk zo waardevol als de openheid die eronder zit.
Geef die momenten een vaste plek: rond het einde van de eerste week, na een week of drie wanneer de realitycheck kan opspelen, en rond de eerste maand. Zo hoef je het niet steeds te bedenken en mis je de stille signalen minder snel. Hier helpt Doorless je bij, maar je zou ook klein kunnen beginnen, met een paar vragen en een herinnering in je agenda.
Eén ding wil ik wel meegeven: het belangrijkste is niet het vragen, maar wat je met de antwoorden doet. Een seintje opvangen en er niets mee doen, kan averechts werken. Vaak is het al genoeg om te laten merken: ik heb je gehoord, en we pakken het op.
Tot slot
Ik hoop dat dit tweeluik je heeft geïnspireerd met een aantal bruikbare ideeën en suggesties. In deel 1 keken we naar wat er in die eerste honderd dagen mis zou kunnen gaan, en hier naar wat je eraan kunt doen. Wat ik je vooral wil meegeven: het hoeft niet groots of ingewikkeld te zijn. Een paar goed gekozen momenten kunnen al veel betekenen voor hoe iemand zich voelt. Begin gerust klein, met dat ene gesprekje of die ene vraag, en kijk wat het je oplevert.
Ik begon dit blog met de vraag: zou je merken dat je onboarding niet lekker loopt? Met dit soort momenten is het antwoord ja: dat zou je merken. En een goede start gun je iedere nieuwe collega.
P.S. Wil je dit soort momenten structureel organiseren? Download dan ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers", de gids voor elke HR-professional die onboarding structureel goed wil aanpakken.