De eerste 90 dagen: Hoe een gestructureerde onboarding de retentie verhoogt

De eerste indruk telt

Nieuwe medewerkers welkom heten in je organisatie is meer dan een formaliteit; het is een strategische stap die het succes van zowel de medewerker als het bedrijf beïnvloedt. In de eerste 90 dagen worden de fundamenten gelegd voor betrokkenheid, vertrouwen en productiviteit. Veel organisaties laten kansen liggen door hun onboardingproces niet optimaal in te richten, wat kan leiden tot desinteresse of zelfs vroegtijdig vertrek. Door de onboarding zorgvuldig te plannen en al vóór de eerste werkdag te starten, kun je de kans op langdurige betrokkenheid en succes aanzienlijk vergroten. Dit artikel laat zien hoe een goed preboarding- en onboardingproces helpt om medewerkers niet alleen te behouden, maar ook optimaal te laten presteren.

Preboarding: De start van vertrouwen vóór de eerste werkdag

Waarom preboarding belangrijk is

Preboarding is de fase tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Dit moment biedt de kans om de medewerker vanaf het begin een warm welkom te geven en betrokkenheid te creëren. Het helpt om spanning en onzekerheid weg te nemen, terwijl het vertrouwen wordt opgebouwd. Een goed preboardingproces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers optimaal voorbereid aan hun eerste dag beginnen, waardoor de overgang soepel verloopt en een solide basis wordt gelegd voor een positieve start.

Praktische preboarding-tips

Een effectieve preboarding creëert een vliegende start voor nieuwe medewerkers. Hier zijn enkele praktische manieren om deze fase optimaal te benutten:

• Persoonlijke welkomstboodschap
  Stuur een persoonlijke e-mail of videoboodschap waarin je de nieuwe medewerker feliciteert en welkom heet. Dit kan bijvoorbeeld een korte boodschap van de CEO of directe leidinggevende zijn, wat meteen een band creëert.
• Administratieve voorbereiding
  Zorg ervoor dat alle noodzakelijke documenten, zoals contracten, toegangspassen en inloggegevens, vooraf geregeld zijn. Dit voorkomt administratieve rompslomp op de eerste werkdag en stelt medewerkers in staat om zich volledig te richten op hun introductie.
• Toegang tot een onboardingplatform
  Bied nieuwe medewerkers toegang tot een digitaal platform, zoals een onboardingportaal. Hier kunnen ze kennismaken met de bedrijfscultuur, veiligheidsprotocollen en hun toekomstige rol. Voeg eventueel interactieve elementen toe, zoals video’s of quizzen, om de betrokkenheid te vergroten.
• Teamintroductie vooraf
  Introduceer de nieuwe medewerker alvast aan het team. Dit kan via een groepsmail met een korte introductie, een virtuele kennismaking of zelfs een informele bedrijfsborrel. Hierdoor voelt de medewerker zich al verbonden voordat hij of zij officieel begint.
• Heldere praktische informatie
  Communiceer duidelijk over zaken zoals werktijden, de locatie van het kantoor, parkeeropties en eventuele benodigdheden. Een overzichtelijke checklist kan hierbij helpen, zodat nieuwe medewerkers zich goed voorbereid voelen.

Waarom de eerste 90 dagen zo belangrijk zijn

De eerste 90 dagen zijn bepalend voor het succes van een nieuwe medewerker binnen de organisatie. Uit onderzoek van de Society for Human Resource Management (SHRM) blijkt dat 20% van de medewerkers binnen de eerste 45 dagen vertrekt als ze zich niet ondersteund voelen. Dit benadrukt hoe cruciaal een goed gestructureerd onboardingproces is om medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden. Het voorkomen van vroegtijdig vertrek heeft niet alleen een positieve invloed op de teamdynamiek, maar bespaart ook kosten en versterkt de organisatiecultuur.

Een stappenplan voor de eerste 90 dagen

De eerste drie maanden van een nieuwe medewerker zijn cruciaal voor het leggen van een solide basis. Dit is de tijd waarin de medewerker de organisatie leert kennen, zijn of haar rol gaat begrijpen en verbinding maakt met het team. Een goed doordacht stappenplan helpt om deze overgang soepel en gestructureerd te laten verlopen. Hieronder vind je een overzicht van wat je per fase kunt doen om een succesvolle onboarding te garanderen.

Week 1: Een warm welkom en duidelijke verwachtingen

De eerste week draait om een positieve start en het creëren van duidelijkheid. Zorg dat de medewerker op de eerste dag wordt ontvangen door de leidinggevende of een buddy. Een welkomstpakket met praktische benodigdheden, zoals een laptop, toegangspassen en een agenda, helpt om meteen aan de slag te gaan. Plan daarnaast een introductieprogramma waarin de medewerker niet alleen de fysieke omgeving leert kennen, maar ook het team ontmoet.

Een rondleiding door het kantoor of de werkplek is essentieel. Laat zien waar belangrijke voorzieningen zoals de keuken en vergaderruimtes zijn en stel de medewerker voor aan directe collega’s en andere sleutelfiguren binnen de organisatie. Stel daarnaast duidelijke doelen op voor de eerste week, zodat de nieuwe medewerker weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit kan variëren van het voltooien van een eerste taak tot het bijwonen van bepaalde trainingen of meetings.

Week 2-4: Vertrouwen opbouwen met check-ins

Na de eerste week is het belangrijk om regelmatig contact te houden met de nieuwe medewerker. Plan wekelijkse check-ins waarin de leidinggevende of buddy bespreekt hoe de medewerker zich voelt, waar hij of zij tegenaan loopt en welke ondersteuning nodig is. Dit geeft de medewerker een veilig gevoel en voorkomt dat eventuele obstakels onbehandeld blijven.

Daarnaast is een buddy-systeem zeer effectief in deze fase. Door een ervaren collega als mentor aan te wijzen, kan de medewerker vragen stellen en sneller integreren in de sociale en professionele omgeving. Dit versterkt niet alleen de betrokkenheid, maar versnelt ook het leerproces.

Maand 2: Verbinding en groei stimuleren

In de tweede maand verschuift de focus naar het verdiepen van de verbinding met het team en het stimuleren van groei. Organiseer teamactiviteiten, zoals gezamenlijke lunches of informele bijeenkomsten, om de samenwerking te versterken.

Daarnaast is dit het moment om trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden aan te bieden. Zorg dat de medewerker toegang heeft tot relevante cursussen of workshops die aansluiten bij zijn of haar functie en persoonlijke ontwikkelingsdoelen. Dit laat zien dat je investeert in de toekomst van de medewerker en motiveert hem of haar om het beste uit zichzelf te halen.

Maand 3: Evalueren en vooruitkijken

De derde maand staat in het teken van evaluatie en toekomstperspectief. Plan een evaluatiegesprek met de medewerker waarin je de afgelopen maanden bespreekt. Vraag naar de ervaringen, successen en eventuele verbeterpunten. Verzamel daarnaast feedback van collega’s en leidinggevenden om een compleet beeld te krijgen van hoe de integratie verloopt.

Gebruik deze evaluatie ook om toekomstplannen te bespreken. Stel een helder groeipad op en definieer concrete doelen voor de komende zes tot twaalf maanden. Door samen vooruit te kijken, vergroot je de kans dat de medewerker zich langdurig aan de organisatie bindt.

Het verschil tussen blijven en vertrekken

Een slechte onboarding kan leiden tot onzekerheid, demotivatie en uiteindelijk vertrek. Daarentegen legt een gestructureerd en doordacht proces de basis voor betrokkenheid, vertrouwen en succes. Medewerkers die zich vanaf dag één welkom en gewaardeerd voelen, blijven langer, presteren beter en dragen positief bij aan de organisatiecultuur.

De eerste 90 dagen zijn cruciaal voor het creëren van langdurige samenwerking en betere resultaten. Het is tijd om jouw onboarding naar een hoger niveau te tillen! Ontdek hoe Doorless je hierbij kan helpen. Plan een gratis demo vandaag nog!