Zo activeer je het team om zijn nieuwe collega écht binnen te halen
Twee weken geleden beschreef ik in mijn blog hoe een ingespeeld team zijn nieuwe collega onbedoeld buiten de groep kan houden. In dit blog de andere kant: hoe kun je dat voorkomen zonder dat het een nieuwe checklist wordt? Wat als het team zelf mede-eigenaar wordt van zijn eigen onboardingproces?
Niet vóór het team, maar mét het team
In veel organisaties wordt onboarding voor het team geregeld. Iemand bedenkt het programma, iemand wijst de buddy aan, iemand plant de welkomstlunch. Het team volgt wat voor hen is uitgezet. Begrijpelijk, maar het houdt het bestaande patroon uit mijn vorige blog in stand: het team blijft 'passief ontvanger'.
Ik hoor regelmatig van HR-professionals dat zodra een team zelf afspraken maakt rondom een nieuwkomer, in plaats van die afspraken opgedragen te krijgen, de dynamiek volledig verandert. Niet omdat het programma dan beter is, maar omdat het eigenaarschap is verschoven.
Een team dat zelf de regie voert, gedraagt zich anders dan een team dat een protocol uitvoert.
Drie patronen, drie vragen
In mijn vorige blog schreef ik over drie patronen waarin teams hun nieuwe collega onbedoeld buitensluiten. Voor elk van deze patronen is er een eenvoudige vraag die het team zichzelf kan stellen voordat de nieuwe collega er is. Vragen die het team in een bestaand teamoverleg zelf zou kunnen beantwoorden.
Voor het 1e patroon: werkprocessen blijven onuitgesproken
“Welke afspraken hebben we eigenlijk samen, en welke zijn nooit uitgesproken?”
Zie het als een audit door het team zelf. Wat doen we als vanzelfsprekend, en is dat ook duidelijk voor iemand die nieuw binnenkomt? Het team komt er meestal achter dat veel meer ongeschreven is dan ze dachten.
Voor het 2e patroon: vaste groepjes blijven gesloten
“Hoe halen we de nieuwe collega bewust binnen in onze bestaande lunch-, overleg- en appgroepen?”
Niet omdat groepjes verkeerd zijn, maar omdat ze zonder bewuste actie gewoon blijven zoals ze waren. Het is opvallend hoe weinig moeite het kost om iemand toe te voegen, zodra het op tafel ligt en wordt besproken.
Voor het 3e patroon: beslissingen blijven in de 'oude kring'
"Waar worden bij ons besluiten echt genomen, en hoe zorgen we dat de stem van de nieuwe collega daar vanaf dag één bij hoort?"
Niet omdat de nieuwe collega meteen alles moet meebeslissen, maar omdat hij of zij vanaf dag één de ruimte moet voelen om meningen en ervaringen te delen. Vaak blijken besluitvormingsroutes pas zichtbaar als je er hardop over praat.
Het mooie van deze drie vragen: ze gaan niet over de nieuwe collega, ze gaan over het team zelf. En precies daarom werken ze. Het zittende team wordt zich bewust van eigen aannames. En zodra dat zichtbaar is, valt veel van wat anders onbewust gebeurt vanzelf weg.
Verschuif de check-in naar het team
De gangbare check-in na 30, 60 of 90 dagen is gericht op de nieuwe medewerker: hoe gaat het, voel je je welkom, mis je iets? Allemaal nuttig, maar je vraagt aan iemand die net binnen is om iets te beoordelen waar hij of zij de norm nog niet van kent.
Voeg daarom een tweede moment toe. Een korte teamreflectie waarin het team, niet de nieuwe collega, antwoord geeft op de vraag. "Wat hebben we als team geleerd sinds er iemand nieuw bij is gekomen?" De nieuwe collega mag erbij zitten, maar het is geen evaluatie van zijn of haar prestaties. Het is het team dat zichzelf even tegen het licht houdt. Vijftien minuten, ingepland bij dag 30, 60 en 90, gewoon onderdeel van een bestaand overleg.
Waarom dit om structuur vraagt
Tot zover de inhoud. Maar 'goede voornemens' verdampen snel. Van de drie teams die enthousiast beginnen, vallen er twee na vier maanden terug in hun oude routine. Niet uit onwil, maar omdat het in de drukte van alledag gewoon naar de achtergrond verdwijnt.
Wat het verschil maakt, is een structuur die met het team meebeweegt in plaats van oude patronen te herhalen. Niet alleen herinneringen voor HR of de buddy, maar geplande momenten die zich automatisch verdelen over teamleden. Een structuur die bij elk nieuw teamlid wordt gebruikt, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Dat vraagt om een werkwijze waarin de inzichten van een team zich direct laten doorvertalen naar de manier waarop je nieuwe collega's verwelkomt. Niet als losse aantekening, maar als onderdeel van het proces zelf.
Een onboardingplatform als Doorless helpt je daarbij. Wat een team leert over zichzelf, kun je direct doorvoeren in hoe je volgende nieuwe collega's verwelkomt. Zonder dat iemand opnieuw alles hoeft uit te vinden. Bekijk hoe Doorless werkt.
Jouw rol verschuift; hij verkleint niet
HR wordt in deze aanpak niet kleiner, alleen anders. Je organiseert minder voor het team, en faciliteert meer mét het team. Wanneer je een teamlid hoort zeggen "zij is óns nieuwe teamlid" in plaats van "zij is de nieuwe aanwinst van HR", weet je dat het team eigenaarschap heeft genomen en zich meer bewust is van haar rol om iemand welkom te heten.
P.S. Wil je meer inzichten in hoe je je onboardingproces kunt optimaliseren? Download dan ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers". De gids voor elke HR-professional die klaar is om onboarding structureel goed aan te pakken.