In mijn vorige blog stelde ik je een eerlijke vraag: heeft jouw onboardingplatform onboarding makkelijker gemaakt of alleen maar digitaler? Als je even moest nadenken, is dat veelzeggend. Want een tool die meer werk oplevert dan het oplost, is geen digitalisering. Het is een duur omweggetje.
Het goede nieuws: het kan ook anders. Niet met een groter systeem of een duurder abonnement, maar met een andere volgorde.
Het valt me bij gesprekken met HR-teams over de digitalisering van onboarding op dat de tool zelf als startpunt wordt gezien. Een leverancier laat een mooie demo zien, de features kloppen op papier, en voor je het weet staat er een systeem waar de organisatie zich aan moet aanpassen in plaats van andersom.
De juiste volgorde is wat mij betreft juist omgekeerd. Voordat je überhaupt naar een tool kijkt, moet je één vraag kunnen beantwoorden: wat moet er in onze onboarding altijd gebeuren, ongeacht wie het uitvoert?
Dat klinkt simpel, maar is dat zelden. Vraag vijf managers hoe ze nieuwe medewerkers onboarden en je krijgt vijf verschillende antwoorden. Vraag het HR-team wat er formeel zou moeten gebeuren en je krijgt een zesde. Die kloof tussen wat er zou moeten zijn en wat er daadwerkelijk gebeurt, is precies waar een tool later op vastloopt.
Een praktische eerste stap: breng dat eerst in kaart. Niet in een uitgebreid project, maar gewoon op papier: welke stappen zijn essentieel, wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel, en op welk moment? Pas als dat helder is, weet je wat je van een tool vraagt.
In de vorige blog schreef ik dat het ontbreken van eigenaarschap een van de grootste bedreigingen is voor een goed onboardingproces. Een systeem dat van iedereen is, is uiteindelijk van niemand.
De oplossing is niet ingewikkeld, maar vraagt wel een bewuste keuze: wijs één persoon aan die eindverantwoordelijk is voor het onboardingproces. Niet voor de uitvoering van elk gesprek of elke taak, maar voor de structuur erachter. Iemand die bewaakt dat het proces staat, dat de tool wordt gebruikt zoals bedoeld, en die signaleert als er iets ‘wegzakt’.
In grotere teams werkt het goed om daarnaast per afdeling of team een ‘onboarding-ambassadeur’ aan te wijzen, iemand die het proces kent en collega's daarin meeneemt. Niet als extra functie, maar als rol die bij het werk hoort.
Zodra eigenaarschap een belangrijke rol krijgt in je proces, verdwijnt de vrijblijvendheid die afbreuk doet aan de waarde van veel tools.
Een onboardingplatform gebouwd voor een corporate omgeving met 500+ medewerkers past vrijwel nooit bij een organisatie van 50 of 70 mensen. Dat is geen tekortkoming, het is een kwestie van schaal.
Mijn adviezen bij de keuze van je onboardingtool:
Doorless is gebouwd vanuit precies die gedachte. Organisaties die ermee werken, richten in een paar uur een volledig onboardingtraject in. Taken worden automatisch toebedeeld aan de manager, de buddy of HR, op het juiste moment en zonder handmatig ingrijpen. HR houdt met Doorless overzicht zonder het proces zelf te hoeven bewaken. Een tool die past bij hoe middelgrote organisaties werken, niet bij hoe grote organisaties zijn ingericht. Bekijk hoe Doorless werkt.
Een van de drie patronen uit mijn vorige blog was dat veel tools meten of taken zijn afgevinkt, maar niet of de onboarding daadwerkelijk werkt. Dat onderscheid is essentieel.
Zoals ik eerder schreef over structurele check-ins en feedbackmomenten: de signalen die je nodig hebt om te weten of iemand goed landt, komen niet vanzelf. Je moet ze inbouwen in het proces.
Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Drie vaste momenten (aan het einde van week één, na maand één en voor het einde van de proeftijd) met een handvol gerichte vragen leveren meer bruikbare informatie op dan een uitgebreid systeem dat niemand bijhoudt. Een goed onboardingplatform maakt die check-ins onderdeel van het proces, stuurt ze automatisch op het juiste moment aan en zorgt dat de uitkomsten terechtkomen bij de mensen die erop kunnen bijsturen.
Digitalisering van onboarding werkt als de basis klopt. Als er structuur is voordat het systeem er is, als eigenaarschap belegd is, en als je een tool kiest die past bij hoe jouw organisatie werkt in plaats van andersom.
De organisaties die ik spreek en waarbij onboarding soepel loopt, hebben niet per se het meest uitgebreide systeem. Ze hebben een helder proces, een tool die dat ondersteunt, en mensen die weten wat er van hen wordt verwacht. Dat is de succesformule.
Begin dus niet met de vraag: welk systeem schaffen we aan? Begin met de vraag: wat willen we dat er altijd, voor elke nieuwe medewerker, goed geregeld is? Schrijf dat op. Bespreek het met de manager(s) die onboarding uitvoeren. En kies dan pas een tool die dat proces ondersteunt, niet één die een nieuw proces afdwingt.
Dat is het verschil tussen digitalisering die ontzorgt en digitalisering die belast.
Neem contact op, ik denk graag vrijblijvend met je mee.
P.S. Wil je meer inzichten in hoe je je onboardingproces kunt optimaliseren? Download dan ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers". De gids voor elke HR-professional die klaar is om onboarding structureel goed aan te pakken.