In mijn vorige blog schreef ik over Emma en Noah: twee fictieve nieuwe medewerkers die dezelfde standaard onboarding doorliepen. Emma verveelde zich met veiligheidsprotocollen die ze nooit nodig zou hebben, terwijl Noah cruciale informatie over zijn machines miste. Hun verhaal illustreert wat veel HR-professionals herkennen: een one-size-fits-all onboarding werkt vaak niet.
Het goede nieuws? Er zijn organisaties die dit hebben opgelost. Bedrijven waar nieuwe medewerkers precies krijgen wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben. Vandaag neem ik je mee in hoe ze dat doen en hoe jij dat ook kunt bereiken.
Het gaat bij effectieve onboarding niet om méér informatie, maar om betere informatie. In plaats van één vaststaand programma voor iedereen, kun je met flexibele blokken werken die je naar behoefte combineert.
Een HR-manager van een technologiebedrijf maakte precies deze omslag. Hun oude onboarding duurde twee dagen en behandelde van alles en nog wat. Hun nieuwe aanpak? Een modulair systeem waarbij iedereen begint met dezelfde basis: bedrijfscultuur, waarden, en praktische zaken zoals IT-toegang. Welke modules iemand daarna volgt, hangt af van zijn of haar functie.
"Het verschil is meteen merkbaar", vertelt ze. "Nieuwe medewerkers van de administratie krijgen direct toegang tot werkinstructies en dossiersystemen. Klantenservice leert meteen hoe onze CRM-software werkt. En financiële analisten krijgen tijdens onboarding toegang tot de rapportages en procedures die ze direct nodig hebben."
Hier zie je hoe je deze modulaire blokken kunt inrichten:
Nergens wordt de waarde van maatwerk zo duidelijk als bij veiligheid. In mijn vorige blog noemde ik al een opvallend cijfer: 35% van de arbeidsongevallen gebeurt bij medewerkers die nog geen jaar in dienst zijn. Dat laat zien dat er in onboarding nog veel te winnen valt. Een aanpak die beter aansluit op de persoon en de rol kan hier een groot verschil maken.
Een productiebedrijf in Brabant heeft dit significant verbeterd door hun veiligheidstraining volledig te personaliseren. Waar ze vroeger iedereen, van receptionist tot procesoperator, dezelfde twee uur durende sessie gaven, hebben ze nu gerichte modules:
"Onze incidenten zijn met 60% gedaald", vertelde de veiligheidscoördinator me. "Niet omdat we meer tijd besteden aan training, maar omdat we de juiste training geven aan de juiste mensen".
Een ander probleem dat ik vaak zie: organisaties proberen alles in week één te proppen. Nieuwe medewerkers raken overbelast en onthouden uiteindelijk minder dan wanneer je informatie slim verspreidt.
De oplossing is informatie stapsgewijs aanbieden:
Bij Kings Code, waar ik als founder de onboarding begeleid, passen we een vergelijkbare fasering toe. Eerst probeerden we nieuwe softwareontwikkelaars alles in week één te laten doorlopen: programmeerrichtlijnen, ontwikkelprogramma's, interne workflows. Een van mijn nieuwe ontwikkelaars zei toen: "Ik weet dat die informatie belangrijk is, maar ik kan het nog niet plaatsen." Sindsdien geven we eerst de basis en bouwen stap voor stap verder, precies wanneer ze het nodig hebben.
Moderne technologie helpt je maatwerk sneller en slimmer te implementeren. Niet als vervanging van menselijk contact, dat blijft cruciaal, maar als slimme tool die iedereen de juiste informatie op het juiste moment biedt.
Met een platform zoals Doorless kun je modules bijvoorbeeld samenstellen op basis van:
Maar onthoud: technologie is een hulpmiddel, geen doel. De beste resultaten zie je bij organisaties die digitale efficiëntie combineren met persoonlijke begeleiding.
Hoe begin je zelf met een modulaire onboarding? Op basis van mijn gesprekken met verschillende organisaties wil ik je het volgende stappenplan voorleggen:
Met dit stappenplan leg je een stevige basis voor een onboarding die echt aansluit bij de behoeften van je medewerkers. Je maakt informatie behapbaar, relevant en op het juiste moment beschikbaar. Zo zorg je dat nieuwe medewerkers sneller wegwijs zijn, zich gezien voelen en effectief aan de slag kunnen.
Je hoeft je complete onboarding niet in één keer om te gooien. Begin klein. Kies bijvoorbeeld één functie of afdeling, bij voorkeur een groep waar je regelmatig nieuwe mensen voor aanneemt. Je zou bijvoorbeeld kunnen beginnen met het splitsen van je veiligheidstraining. Of door technische rollen een andere eerste week te geven dan commerciële functies. Elke stap richting maatwerk helpt.
Het gaat niet om de vraag of je moet overstappen naar een maatwerk onboarding, maar wanneer je begint. In een tijd waarin talent schaars is en verwachtingen hoog, kan dit het verschil maken. Het punt is simpel: mensen doen hun werk beter wanneer ze zich gezien en begrepen voelen. En dat begint bij onboarding die echt op maat is, afgestemd op hun rol, ervaring en behoeften.
Laat het me weten. Ik denk graag met je mee over een aanpak die bij jouw context past.
P.S. Wil je meer praktische inzichten over moderne onboarding? Download dan ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers". De gids voor elke HR-professional die zijn onboarding naar het volgende niveau wil tillen.