Je kent het vast wel: je hebt eindelijk die perfecte kandidaat gevonden, het contract is getekend, en dan begint het pas. Formulieren, laptops, toegangspassen, introductiebijeenkomsten – de lijst lijkt eindeloos. Terwijl je eigenlijk wilt dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en snel productief worden, ben je vooral bezig met administratieve rompslomp. In dit blog neem ik je mee in de uitdagingen die moderne HR-professionals tegenkomen bij het gebruik van verouderde technologieën voor onboarding, en waarom dit meer kost dan je denkt.
De rol van HR is drastisch veranderd. Van een voornamelijk administratieve functie ben je als HR-professional geëvolueerd naar een strategische business partner. Uit recent onderzoek van de Universiteit Twente blijkt dat HR-afdelingen steeds meer worden gevraagd om bij te dragen aan organisatiedoelstellingen en waarde toe te voegen aan de business. Het tegenstrijdige is dat, ondanks alle technologische vooruitgang, veel HR-teams nog steeds worstelen met fundamentele problemen die hen verhinderen deze strategische rol volledig te vervullen.
En nergens is dit duidelijker dan bij onboarding. Juist dat cruciale proces waar nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie en waar de basis wordt gelegd voor hun toekomstig succes, blijft vaak steken in verouderde methodes en gefragmenteerde systemen, terwijl een modern onboarding-platform juist uitkomst zou bieden.
Een van de hardnekkigste problemen voor HR-afdelingen is de versnippering van systemen en data. Volgens onderzoek van Connect My Apps besteedt de gemiddelde HR-professional maar liefst 45,2% van zijn tijd aan het handmatig verzamelen en consolideren van gegevens voor rapporten, en nog eens 27,4% aan het samenvoegen van data uit verschillende bronnen.
Stel je voor: je onboardingsysteem staat los van je recruitment platform, dat weer niet communiceert met je Learning Management System. En geen van deze systemen is verbonden met je salarisadministratie. Het resultaat? Je voert dezelfde gegevens meerdere keren in, werkt constant met verouderde informatie, en mist het totaaloverzicht dat je nodig hebt om nieuwe medewerkers efficiënt te begeleiden.
Een HR-manager bij een middelgroot bedrijf vertelde me laatst: "Ik heb drie verschillende schermen open om één nieuwe medewerker in te werken. Als ik een wijziging doorvoer in het ene systeem, moet ik handmatig controleren of deze overal is doorgevoerd. Het is frustrerend en foutgevoelig.".
Analytics wordt vaak genoemd als de toekomst van HR. Maar in de praktijk worstelen veel HR-afdelingen nog steeds met de basis. Uit onderzoek van de Universiteit van Barcelona blijkt dat er aanhoudende verwarring bestaat over wat HR Analytics werkelijk inhoudt, en worden vier categorieën barrières geïdentificeerd:
Niet verrassend dat 55% van de besluitvormers in HR en finance technologie als een barrière ziet voor effectieve workforce analytics. En dit terwijl juist bij onboarding waardevolle data kan worden verzameld die de hele employee journey kan verbeteren.
Denk aan het kunnen voorspellen welke nieuwe medewerkers risico lopen op vroegtijdig vertrek, of inzicht in welke onderdelen van je onboardingprogramma het meest effectief zijn. Zonder de juiste technologische ondersteuning, zoals een geïntegreerd onboarding-platform, blijven deze inzichten buiten bereik, en mis je kansen om je onboarding te optimaliseren.
Zelfs als je organisatie wél investeert in moderne HR-technologie, is er nog een uitdaging: weerstand van medewerkers. Volgens onderzoek van HR Connect spelen psychologische factoren zoals angst voor het onbekende en zorgen over baanzekerheid een grote rol bij de adoptie van nieuwe systemen.
HR-afdelingen implementeren een geavanceerd onboarding-platform, maar het team blijft vasthouden aan oude gewoontes en workarounds. Managers downloaden formulieren om ze handmatig in te vullen, in plaats van het digitale proces te gebruiken. Buddy's van nieuwe medewerkers sturen welkomstinformatie per e-mail in plaats van via de onboarding-app.
Het resultaat? Een hybride proces dat nog steeds inefficiënt is, ondanks de investering in nieuwe technologie. En een teleurstellende Return on Investment die het moeilijk maakt om toekomstige investeringen in HR-tech te rechtvaardigen.
De werkelijke kosten van verouderde HR-technologie bij onboarding gaan veel verder dan alleen de tijd die je kwijt bent aan handmatige processen. Een casestudy van Health Service Executive (HSE) toont aan dat hun handmatige screeningsproces maar liefst vijf dagen per werknemer kostte. In een tijd waarin de 'time-to-productivity' (TTP) steeds belangrijker wordt, is dit een luxe die je je niet kunt veroorloven. Maar er zijn ook minder zichtbare kosten:
Terwijl je worstelt met spreadsheets en handmatige processen, mis je de kans om te werken aan strategische initiatieven die werkelijk impact hebben op de organisatie. De tijd die je besteedt aan het oplossen van administratieve problemen, had je kunnen investeren in het verbeteren van de employee experience of het ontwikkelen van talentprogramma's.
Nieuwe medewerkers merken het direct wanneer onboarding niet soepel verloopt. Uit onderzoek van Studytube blijkt dat maar liefst 26% van de nieuwe werknemers hun baan binnen het eerste jaar verlaat. Een slechte onboardingervaring is een van de belangrijkste redenen hiervoor.
Handmatige processen zijn vatbaar voor fouten. En bij onboarding heb je te maken met gevoelige persoonlijke gegevens, contractuele afspraken en wettelijke vereisten. Een fout in dit proces kan leiden tot nalevingsissues, reputatieschade en zelfs juridische consequenties.
Zonder gestandaardiseerde processen is de kwaliteit van je onboarding afhankelijk van de individuele HR-medewerker of manager die het uitvoert. Dit leidt tot inconsistente ervaringen en ongelijke kansen voor nieuwe medewerkers.
Wat ik steeds meer zie, is een groeiende kloof tussen organisaties die wel en niet investeren in moderne HR-technologie. De organisaties die vasthouden aan verouderde systemen en processen, raken steeds verder achterop.
Dit wordt nog versterkt door de verwachtingen van nieuwe generaties werknemers. Generatie Z (geboren tussen 1997 en 2012) is volledig digitaal opgegroeid en verwacht naadloze, mobiele ervaringen via een intuïtieve onboarding-app. Wanneer hun onboarding bestaat uit papieren formulieren en verouderde systemen, is de teleurstelling groot - en de kans op vroegtijdig vertrek ook.
Deze problematiek groeit mee met de schaal van de organisatie. Wat bij een klein bedrijf nog werkbaar is — zoals handmatige processen en persoonlijke begeleiding — wordt bij middelgrote en grote organisaties al snel onhoudbaar. In een krappe arbeidsmarkt, waarin talent schaars is, kunnen organisaties zich simpelweg niet permitteren om nieuwe medewerkers te verliezen door een gebrekkige onboarding.
Daarnaast worden de gevolgen van inefficiëntie steeds zichtbaarder. Volgens onderzoek van PwC kan een effectieve digitale HR-transformatie leiden tot kostenbesparingen van 20 tot 30 procent en een productiviteitsstijging van 40 tot 60 procent. Cijfers die geen enkele HR-afdeling kan negeren.
De problemen die ik in dit blog heb beschreven, zijn reëel en wijdverspreid. Maar ze zijn niet onoverkomelijk. Er is een betere manier om onboarding aan te pakken - een manier die gebruikmaakt van een modern onboarding-platform om een naadloze, persoonlijke ervaring te creëren voor nieuwe medewerkers, terwijl het jou als HR-professional bevrijdt van administratieve lasten.
In mijn volgende blog zal ik ingaan op hoe een strategische benadering van HR-technologie je onboarding kan transformeren. Ik zal concrete voorbeelden geven van organisaties die deze uitdagingen succesvol hebben aangepakt, en een stappenplan bieden voor je eigen digitale HR-transformatie.
Want uiteindelijk gaat het niet alleen om technologie - het gaat om het creëren van een onboardingervaring die nieuwe medewerkers verwelkomt, inspireert en voorbereidt op succes in je organisatie. En dat begint bij het maken van de juiste technologische keuzes.
P.S. Download ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers".
De gids voor elke HR-professional die klaar is voor de volgende generatie werknemers.