Het is maandagochtend, klokslag negen uur. Twee nieuwe medewerkers lopen je kantoor binnen. Emma start als marketingmedewerker, Noah gaat aan de slag in de productie. Allebei krijgen ze hetzelfde welkomstpakket: een flinke map met bedrijfsinformatie, een algemene presentatie over de organisatie en een rondleiding door het gebouw.
Na een week begint het effect zichtbaar te worden. Emma verveelt zich met veiligheidsprotocollen die ze in haar functie nooit zal gebruiken. Noah daarentegen mist cruciale informatie over de machines waarmee hij moet werken.
Zeker, dit scenario is fictief, maar illustreert de uitdaging die ik in dit blog wil bespreken: de nog steeds veelgebruikte one-size-fits-all-aanpak bij onboarding.
Veel organisaties zijn zich niet bewust van de tekortkomingen van hun onboardingproces. Volgens onderzoek van Vlerick Business School heeft 34% van de bedrijven geen formeel onboardingprogramma. En de bedrijven die dat wél hebben? Die gebruiken vaak een generieke aanpak voor iedereen, ongeacht functie, achtergrond of ervaring. Het gevolg is voorspelbaar. Onderzoek laat zien dat 81% van nieuwe medewerkers zich overweldigd voelt door de hoeveelheid informatie tijdens onboarding. Niet alleen door de hoeveelheid, maar vooral door het gebrek aan relevantie. Maar liefst 40% van alle organisaties geeft onvoldoende informatie en support aan nieuwe medewerkers. Het probleem zit niet alleen in te weinig informatie, maar ook in de verkeerde informatie op het verkeerde moment.
Stel je eens voor: een financieel medewerker die een uur moet luisteren naar veiligheidsvoorschriften voor gevaarlijke stoffen. Of een magazijnmedewerker die een uitgebreide sessie krijgt over compliance procedures die hij of zij nooit zal toepassen. Het is niet alleen inefficiënt, het is ronduit demotiverend.
De gevolgen van een verkeerde onboarding beperken zich niet tot verveling of frustratie. In sommige sectoren kan het zelfs gevaarlijk zijn. Volgens het Travelers 2022 Injury Impact Report gebeurt maar liefst 35% van de arbeidsongevallen bij werknemers die minder dan 1 jaar in dienst zijn. Door je onboarding slimmer in te richten en veiligheidsinformatie gericht te delen, kun je deze cijfers flink verbeteren.
Een HR-manager uit de chemiesector verwoordde het zo:
"Iedereen kreeg dezelfde twee uur durende veiligheidspresentatie, van receptionisten tot procesoperators. Daardoor raakte een nieuwe medewerker belangrijke informatie kwijt en maakte een fout, omdat hij dacht dat een cruciale procedure optioneel was. Te veel irrelevante details verdoezelde de essentie."
Zelfs in sectoren waar veiligheid topprioriteit heeft, kan het mis gaan door gebrek aan differentiatie in informatievoorziening tijdens de onboarding.
Veel organisaties hebben de reflex: alles vertellen, dan kan er niets misgaan. Maar dat is juist de valkuil. Hoe meer informatie je deelt, hoe minder er blijft hangen. Onderzoek van Tilburg University laat zien dat één krachtig moment wel 20% kan bijdragen aan de wekelijkse bevlogenheid van nieuwe medewerkers. Maar als dat ene moment ondergesneeuwd raakt door een stortvloed aan irrelevante informatie, verliest het zijn effect. Nieuwe medewerkers hebben hun hoofd sowieso al vol: namen leren, de weg vinden in het gebouw, systemen begrijpen, hun plek in het team zoeken. Komt daar nog een berg overbodige procedures en details bij, dan raakt het brein overbelast. Dit fenomeen wordt ook wel ‘cognitive overload’ genoemd.
Een one-size-fits-all onboarding kan een organisaties meer kosten dan je op het eerste gezicht zou denken. Natuurlijk zijn er de zichtbare kosten: het maken van presentaties, het samenstellen van pakketten, het vrijmaken van trainers of managers. Maar de echte prijs zit in de verborgen gevolgen:
Volgens SHRM kan het vervangen van een medewerker tussen de 100% en 300% van het jaarsalaris kosten. Daar komen verloren kennis, tijd en energie nog bovenop. Tegelijkertijd laat onderzoek zien dat medewerkers die een onboardingprogramma volgen, gemiddeld 54% productiever zijn dan collega’s zonder onboarding. Maar dat geldt alleen als het programma aansluit bij hun rol.
Het lastige aan een one-size-fits-all onboarding is dat nieuwe medewerkers er meestal niet over klagen. Ze willen niet moeilijk doen op hun eerste dag en gaan ervan uit dat alle informatie wel belangrijk zal zijn. Daardoor krijg je meestal geen signalen waaruit blijkt dat je onboarding niet aansluit bij hun behoefte. In 1 op 3 organisaties ondervinden nieuwe medewerkers tijdens de eerste weken van hun baan problemen en blijven ze met onbeantwoorde vragen zitten.
Ongeveer 34% van de nieuwe medewerkers weet al binnen de eerste week of ze zich langdurig aan de organisatie willen verbinden. Die eerste week is dus erg belangrijk. Als die periode vol zit met irrelevante informatie, kunnen ze zich al snel minder betrokken voelen. Het gevolg kan zijn dat medewerkers mentaal afhaken of zich oriënteren op andere mogelijkheden nog voordat ze echt goed zijn begonnen.
De werkvloer van vandaag is diverser en specialistischer dan ooit. Functies en rollen verschillen sterk van elkaar, en die verschillen nemen alleen maar toe. Daardoor wordt onboarding niet meer alleen beoordeeld op snelheid en efficiëntie, maar ook op maatwerk en relevantie.
Tijdelijke krachten, freelancers, starters en ervaren professionals verwachten allemaal een persoonlijke aanpak die aansluit bij hun situatie. Daarbovenop brengt de nieuwe generatie werknemers weer andere wensen mee. Zo wil Gen Z vanaf de eerste dag flexibiliteit, digitale tools en een onboarding die echt aansluit op hun werk. Korte, relevante sessies die direct waarde toevoegen? Dáár krijgen ze energie van.
De verschillen tussen functies maken het extra duidelijk: een data-analist, een klantenservicemedewerker en een remote werker staan voor totaal andere uitdagingen. Eén standaardaanpak kan onmogelijk aan al die uiteenlopende behoeften voldoen.
Wanneer je voor iedereen hetzelfde onboardingprogramma gebruikt, loop je het risico dat je zowel je medewerkers als je organisatie niet volledig ondersteunt. Je kunt onbedoeld hun tijd verspillen, teams frustreren en de kans op fouten of misverstanden vergroten. En misschien wel het belangrijkste: nieuwe medewerkers voelen zich niet goed ontvangen en komen daardoor moeilijker tot hun recht.
Een mogelijke oplossing is een onboarding die beter aansluit bij de functie, vakgroep of afdeling van een nieuwe medewerker. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het begint met het besef dat een standaardaanpak niet altijd voldoende is.
In mijn volgende blog laat ik zien hoe je deze omslag kunt maken. Want het kan anders.
P.S. Download ons gratis handboek: "Doorless onboarding: Een praktisch handboek voor HR-managers".
De gids voor elke HR-professional die klaar is voor de volgende generatie werknemers.